Sprachdiktat für Steuerberater: DSGVO und Verschwiegenheitspflicht

Der Beruf des Steuerberaters ist ebenso schreib- wie zahlenintensiv: Aktennotizen, Mandantenschreiben, Erläuterungen zur BWA, Besprechungsprotokolle, kommentierte Auswertungen. Eine gute KI-gestützte Diktiersoftware spart der Kanzlei spürbar Zeit. Doch für einen Steuerberater ist die Wahl des Werkzeugs nicht trivial: Die Verschwiegenheitspflicht und die DSGVO stellen strenge Anforderungen, die die meisten herkömmlichen Lösungen nicht erfüllen.

Die Verschwiegenheitspflicht des Steuerberaters

Der Steuerberater ist nach § 57 Abs. 1 StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet. Ihre Verletzung ist nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB strafbewehrt, mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe. Die Pflicht erstreckt sich auf alles, was dem Steuerberater in Ausübung seines Berufs anvertraut oder bekannt geworden ist, von der Buchführung über Lohn- und Sozialdaten bis zu persönlichen Angaben der Mandanten.

Im digitalen Kontext erstreckt sich diese Pflicht auf alle verwendeten Werkzeuge. Eine Aktennotiz, ein Mandantenschreiben oder einen Kommentar zur Auswertung an ein Tool zu diktieren, das Audiodaten an unkontrollierte Drittserver übermittelt, stellt ein reales Risiko für die Vertraulichkeit dar. Unser Ratgeber Sprachdiktat und DSGVO erklärt, wohin Ihre Sprachdaten tatsächlich gehen.

Was die BStBK und der Gesetzgeber zum KI-Einsatz sagen

Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat einen FAQ-Katalog „KI in der Steuerberatung“ veröffentlicht. Kernaussage: Die Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG und § 203 StGB gilt technologieneutral, also auch beim KI-Einsatz. Mandantendaten dürfen grundsätzlich nicht in öffentlich zugängliche KI-Dienste wie ChatGPT eingegeben werden, solange keine ausreichende vertragliche Absicherung besteht. Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten die Grundsätze der DSGVO uneingeschränkt, einschließlich der Prüfung von Drittstaatenübermittlungen.

Wichtig ist dabei eine Regelung, die viele übersehen: § 203 Abs. 3 StGB erlaubt ausdrücklich, Geheimnisse gegenüber „sonstigen mitwirkenden Personen“ zu offenbaren, soweit dies für deren Tätigkeit erforderlich ist, wozu auch IT- und Cloud-Dienstleister zählen. Voraussetzung nach § 203 Abs. 4 StGB ist, dass der Steuerberater dafür Sorge trägt, dass diese Dienstleister zur Geheimhaltung verpflichtet werden. Der rechtssichere Weg ist also nicht der Verzicht auf die Cloud, sondern ein Anbieter, der sich per Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung bindet, statt eines anonymen US-Dienstes.

Bevor Sie ein KI-Tool mit vertraulichen Mandantendaten einsetzen, ist es ratsam, vom Anbieter die folgenden Garantien zu verlangen. Sie entsprechen unmittelbar den Pflichten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Das Risiko von Tools mit US-amerikanischen Servern

Viele bekannte Diktierprogramme stützen sich auf Anbieter wie OpenAI und Anthropic, deren Daten auf Infrastruktur in den Vereinigten Staaten liegen. Für eine deutsche Steuerkanzlei birgt das mehrere Probleme:

• In den USA gehostete Daten können unter bestimmten Voraussetzungen von US-Behörden erreicht werden. Der US CLOUD Act ermöglicht es Behörden, US-ansässige Anbieter zur Herausgabe von Daten zu zwingen, selbst wenn diese im Ausland gespeichert sind.
• Einige Dienste verwenden eingegebene Inhalte standardmäßig zur Verbesserung ihrer KI-Modelle, genau das, was die BStBK für Mandantendaten ohne vertragliche Absicherung ausschließt.
• Die Nutzungsbedingungen, häufig nur auf Englisch, stellen keine ausreichenden vertraglichen Zusicherungen für die berufsrechtlichen Pflichten dar.

Fast Dictate Pro: entwickelt für Berufsgeheimnisträger

Fast Dictate wurde für Berufe mit Verschwiegenheitspflicht entwickelt. Der Pro-Plan (19,90 €/Monat) bietet die Garantien, die beim Umgang mit geschützten Mandantendaten am wichtigsten sind:

• Server in Frankreich, zertifiziert nach ISO/IEC 27001. Keine Datenspeicherung.
• Kein Modell-Training mit Ihren Daten. Ihre Diktate werden nicht zur Verbesserung eines geteilten KI-Modells verwendet.
• Dokumentierte DSGVO-Konformität, mit klaren vertraglichen Regelungen zu Verarbeitung und Speicherdauer, einschließlich eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO und der vertraglichen Zusicherung, Ihre Daten nicht weiterzuverwenden, also genau der vertraglichen Bindung, die § 203 Abs. 4 StGB für mitwirkende Dienstleister vorsieht.
• Deutschsprachiger Support, für direkte Kommunikation zu Compliance-Fragen.

Die Datenhaltung in Frankreich und die fehlende Speicherung helfen Ihnen, Mandanteninformationen unter EU-Jurisdiktion und außerhalb der Reichweite des US CLOUD Act zu halten. Das Tool unterstützt Ihre Verschwiegenheitspflicht; es ersetzt nicht Ihr eigenes berufliches Urteil darüber, welche Informationen zu diktieren angemessen ist.

Fachvokabular ab dem ersten Diktat

Die Steuerberatung hat ihre eigene Sprache, und ein Diktat, das sie verstümmelt, kostet die Zeit, die es sparen soll. Begriffe und Kürzel wie UStVA, EÜR, BWA, GuV, Jahresabschluss, SKR 03 und SKR 04, Vorsteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer müssen fehlerfrei transkribiert werden, ebenso die Namen Ihrer Mandanten und Ihrer Software.

Fast Dictate erkennt dieses Vokabular ab dem ersten Diktat, ganz ohne Sprachtraining. Sie können mit einem individuellen Vokabular nachschärfen: Tragen Sie Eigennamen, interne Kürzel und Fachbegriffe einmal ein, und sie werden bei jedem Diktat korrekt geschrieben, in jeder Anwendung. Mit Formatierungsregeln lassen sich zudem wiederkehrende Formulierungen automatisch vereinheitlichen.

Praxisbeispiele für die Kanzlei

DSGVO-Checkliste: Konformität Ihrer Diktiersoftware prüfen

Eine Kanzlei verarbeitet große Mengen personenbezogener Daten: Lohnabrechnungen und persönliche Daten der Mitarbeiter Ihrer Mandanten, Steuerdaten, Kontaktdaten der Geschäftsführung. Bevor Sie eine Diktiersoftware einführen, prüfen Sie folgende Punkte beim Anbieter, entsprechend den Anforderungen der DSGVO:

• Ort der Datenverarbeitung: Werden die Sprachdaten in der EU verarbeitet? Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung. Eine Verarbeitung in den USA unterliegt dem CLOUD Act, in Spannung zu Ihrer Verschwiegenheitspflicht.
• KI-Modell-Training: Verwendet der Anbieter Ihre Diktate zur Verbesserung seiner KI? Falls ja, ist das eine potenzielle Verletzung der Mandantenvertraulichkeit. Bestehen Sie auf einer vertraglichen Zusicherung der Nichtverwendung.
• Speicherdauer: Wie lange werden die Audiodaten nach der Transkription gespeichert? Bei Fast Dictate werden sie sofort gelöscht.
• Unterauftragnehmer: Setzt der Anbieter Unterauftragnehmer außerhalb der EU ein? Prüfen Sie die gesamte Verarbeitungskette.
• Recht auf Löschung: Können Sie jederzeit die Löschung sämtlicher Daten verlangen?
• DSGVO-Dokumentation: Nach der DSGVO sind Sie der Verantwortliche und der Anbieter der Auftragsverarbeiter. Kann der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO vorlegen?

Falls Ihr aktuelles Tool nicht alle diese Punkte erfüllt, stellt es ein Risiko für Ihre Kanzlei dar. Der Pro-Plan von Fast Dictate wurde entwickelt, um jedes dieser Kriterien zu erfüllen.

Vergleich der Diktiersoftware für Steuerberater

Wie schneiden die wichtigsten KI-Diktierprogramme für eine Steuerkanzlei in Deutschland ab, wo Mandantenvertraulichkeit und Datenstandort zählen?

Für einen ausführlichen Vergleich jedes Tools sehen Sie unsere Analysen: Wispr-Flow-Alternative, SuperWhisper-Alternative und Dragon-Alternative.

Die Datenhaltung in Frankreich und das nach ISO/IEC 27001 zertifizierte Hosting sind Bestandteile des Pro-Plans (19,90 €/Monat); der günstigere Standard-Plan (ab 9,90 €/Monat) umfasst keine Serverstandorte in Frankreich, daher sollten Kanzleien mit geschützten Mandantendaten den Pro-Plan wählen. Für die Details besuchen Sie unsere Tarifübersicht.

Sprachdiktat in Ihrer Kanzlei in 5 Minuten einrichten

Die Einführung von Sprachdiktat in einer Steuerkanzlei erfordert keine technische Infrastruktur. So geht es konkret:

1. Kostenlos testen: Erstellen Sie ein Konto auf fastdictate.com. Keine Kreditkarte erforderlich. Der kostenlose Plan umfasst 2.000 Wörter pro Woche. Unsere Seite So funktioniert es erklärt die Grundlagen.
2. Desktop-App herunterladen für Mac oder Windows. Die Installation dauert weniger als eine Minute.
3. In Ihrer gewöhnlichen Software testen: Öffnen Sie Word, Outlook, DATEV oder Ihre Kanzleisoftware. Drücken Sie die Diktiertaste und sprechen Sie ganz normal.
4. Auf den Pro-Plan upgraden, wenn Sie vertrauliche Daten verarbeiten: Die Verarbeitung wechselt auf ISO-27001-zertifizierte Server in Frankreich mit vertraglicher Zusicherung der Nichtverwendung.

Für eine Kanzlei mit mehreren Mitarbeitern erstellt jeder sein eigenes Konto. Die App wird individuell auf jedem Rechner installiert (Mac und Windows). Es ist kein Server zu konfigurieren, kein IT-Administrator erforderlich. In weniger als 5 Minuten kann die gesamte Kanzlei in jeder beliebigen Anwendung diktieren.

Der Umstieg von einem Diktiergerät oder der manuellen Eingabe geht nahtlos: kein Sprachtraining, keine Einarbeitungszeit. Die KI erkennt Ihre Stimme ab dem ersten Diktat und passt sich an die steuerliche und betriebswirtschaftliche Fachsprache an.

Wann ein anderes Tool besser passen kann

Kein einzelnes Tool ist für jede Kanzlei das richtige. Wenn Ihre Priorität ein hoch spezialisiertes Vokabular ist, das vollständig offline unter Windows läuft, bleibt Dragon (Nuance) eine etablierte Referenz. Es ist ein Produkt mit Dauerlizenz, das Sprache lokal auf dem Gerät verarbeitet, ohne dass Audiodaten den Arbeitsplatz verlassen. Die Kompromisse sind eine reine Windows-Ausrichtung (keine Mac-Version seit 2018) und Lizenzkosten von mehreren Hundert Dollar pro Arbeitsplatz.

Fast Dictate verfolgt einen anderen Ansatz: ein Cloud-Dienst mit Datenhaltung in Frankreich nach DSGVO, KI-Bereinigung und -Umformatierung sowie demselben Arbeitsablauf über Windows, macOS, iOS und Android hinweg. Welches Tool am besten passt, hängt davon ab, ob Sie Wert auf Offline-Betrieb und tiefe Vokabularanpassung legen oder auf EU-Datenhaltung und plattformübergreifende Konsistenz.

Häufig gestellte Fragen