Sprachdiktat Notar: DSGVO und Vertraulichkeit

Ein Notariat produziert den ganzen Tag Text: Urkundenentwürfe, Schreiben an die Beteiligten, Besprechungsvermerke, Aktennotizen, Korrespondenz mit Registern und Behörden. Eine gute KI-gestützte Diktiersoftware spart bei dieser Schreiblast erheblich Zeit. Doch der Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes und unterliegt einer Verschwiegenheitspflicht, die strenger ist als in den meisten Berufen. Die Wahl des Werkzeugs ist deshalb keine reine Produktivitätsfrage.

Diktieren: eine lange Tradition im Notariat

Notare diktieren seit jeher. Jahrzehntelang diktierte der Notar seinem Notarfachangestellten oder auf das Diktiergerät, und die Abschrift kam Stunden später zur Durchsicht und Korrektur zurück. Das Verfahren war verlässlich, aber langsam, personalintensiv und erzeugte bei jedem Dokument mehrere Korrekturschleifen.

Moderne Werkzeuge zur Spracherkennung entfernen diesen Zwischenschritt vollständig. Der Notar spricht, und der Text erscheint in wenigen Sekunden direkt in der Notariatssoftware oder der Textverarbeitung, sauber formuliert und korrekt interpunktiert. Der Zeitgewinn ist erheblich. Doch damit verlagert sich die Frage: Wohin wandern die Sprachdaten in diesen Sekunden? Wer hat Zugriff? Werden sie zum Training von KI-Modellen verwendet? Unser Ratgeber Sprachdiktat und DSGVO zeichnet diesen Weg nach.

Die notarielle Verschwiegenheitspflicht: § 18 BNotO und § 203 StGB

Nach § 18 BNotO ist der Notar zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was ihm bei der Ausübung seines Amtes bekannt wird. Ausgenommen sind nur Tatsachen, die offenkundig sind oder ihrer Bedeutung nach keiner Geheimhaltung bedürfen. Strafrechtlich flankiert wird die Pflicht durch § 203 StGB, der die Verletzung von Privatgeheimnissen durch Berufsgeheimnisträger unter Strafe stellt.

Im digitalen Alltag erstreckt sich diese Pflicht zwangsläufig auf die eingesetzten Werkzeuge. Einen Urkundenentwurf, einen Vermerk zu einem Erbfall oder ein Schreiben an den Verkäufer in ein Tool zu diktieren, das die Audiodaten an nicht kontrollierte Drittserver übermittelt, verlagert geschütztes Material aus dem Notariat heraus.

§ 26a BNotO: was das Gesetz von Ihrem Dienstleister verlangt

Hier unterscheidet sich die Rechtslage im Notariat deutlich von der in anderen Berufen. Das deutsche Berufsrecht regelt den Einsatz externer Dienstleister ausdrücklich: § 26a BNotO erlaubt es dem Notar, einem Dienstleister Zugang zu Tatsachen zu eröffnen, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Ein IT- oder Cloud-Dienstleister ist eine solche mitwirkende Person.

Diese Erlaubnis ist an Bedingungen geknüpft, die in der Praxis oft übersehen werden:

Zwei Konsequenzen folgen daraus. Erstens: § 203 Abs. 4 StGB macht die mitwirkende Person selbst strafbar, wenn sie ein ihr anvertrautes Geheimnis unbefugt offenbart. Zweitens, und praktisch wichtiger: ein Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO erfüllt die Anforderungen des § 26a Abs. 3 BNotO nicht automatisch. Die DSGVO kennt keine Belehrung über strafrechtliche Folgen. Fragen Sie Ihren Anbieter daher gezielt, ob er eine ergänzende Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO unterzeichnet.

Vier Garantien, die Sie verlangen sollten

Bevor Sie ein KI-Werkzeug mit geschützten Daten einsetzen, sollten Sie folgende Zusicherungen einfordern. Sie entsprechen unmittelbar den Pflichten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Das Risiko von Tools mit US-Servern

Viele bekannte Diktierprogramme stützen sich auf Anbieter wie OpenAI oder Anthropic, deren Daten auf Infrastruktur in den Vereinigten Staaten liegen. Für ein deutsches Notariat entstehen daraus drei getrennte Probleme:

• In den USA gehostete Daten können unter bestimmten Voraussetzungen von US-Behörden erreicht werden. Der US CLOUD Act ermöglicht es, US-ansässige Anbieter zur Herausgabe von Daten zu zwingen, selbst wenn diese im Ausland gespeichert sind. Wir erläutern den Mechanismus in unserem Beitrag zum Cloud Act und Hosting in Europa.
• Manche Dienste verwenden eingereichte Inhalte standardmäßig zur Verbesserung ihrer Modelle. Das ist mit § 18 BNotO kaum vereinbar.
• Nutzungsbedingungen, die nur auf Englisch vorliegen und einseitig geändert werden können, genügen weder Art. 28 DSGVO noch der Textform-Anforderung des § 26a Abs. 3 BNotO.

Fast Dictate Pro: eine europäische Verarbeitungskette

Fast Dictate wurde für Berufsgeheimnisträger entwickelt. Der Pro-Plan (ab 19,90 €/Monat bei jährlicher Abrechnung) bietet die Garantien, die beim Umgang mit geschützten Informationen zählen:

• Server in Frankreich, zertifiziert nach ISO/IEC 27001, mit null Datenspeicherung.
• Kein Modell-Training mit Ihren Sprachdaten. Ihre Diktate verbessern kein geteiltes Modell.
• Dokumentierte DSGVO-Konformität, einschließlich eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO mit Angaben zu Speicherdauer und Unterauftragskette.
• Direkter Support, sodass Sie Compliance-Fragen unmittelbar mit dem Team klären können, einschließlich der berufsrechtlichen Anforderungen nach § 26a BNotO.

Ein Punkt sei ausdrücklich gesagt: Fast Dictate ist ein Erfassungswerkzeug. Es transkribiert und formatiert, was Sie diktieren. Es entwirft keine juristischen Inhalte und schlägt keine Klauseln vor. Der Entwurf der Urkunde, ihre Prüfung und die Verantwortung dafür bleiben vollständig bei Ihnen. Das Werkzeug unterstützt Ihre Verschwiegenheitspflicht; es ersetzt nicht Ihr eigenes Urteil darüber, was zu diktieren angemessen ist.

Praxisbeispiele aus dem Notariat

Checkliste: Diktiersoftware im Notariat prüfen

Bevor Sie eine Diktiersoftware in Ihrem Notariat einführen, prüfen Sie beim Anbieter folgende Punkte:

• Ort der Verarbeitung: Werden die Sprachdaten in der EU verarbeitet? Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung. Eine Verarbeitung in den USA unterliegt dem CLOUD Act.
• KI-Modell-Training: Verwendet der Anbieter Ihre Diktate zur Verbesserung seiner KI? Bestehen Sie auf einer vertraglichen Zusicherung der Nichtverwendung.
• Speicherdauer: Wie lange werden die Audiodaten nach der Transkription gespeichert? Bei Fast Dictate werden sie sofort gelöscht.
• Unterauftragskette: Setzt der Anbieter Unterauftragnehmer außerhalb der EU ein? Dieser Punkt wird am häufigsten übersehen und bricht die Vertraulichkeit am unauffälligsten. Prüfen Sie die gesamte Kette, nicht nur das erste Glied.
• Recht auf Löschung: Können Sie jederzeit die Löschung sämtlicher Daten verlangen?
• AVV und § 26a BNotO: Kann der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vorlegen, und ist er bereit, zusätzlich eine Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 26a BNotO in Textform zu unterzeichnen? Weitere Angaben finden Sie auf unserer Seite zur Sicherheit.

Vergleich der Diktiersoftware für Notare

Wie schneiden die wichtigsten Werkzeuge bei den Anforderungen eines Notariats ab?

Die Datenhaltung in Frankreich und das nach ISO/IEC 27001 zertifizierte Hosting sind Bestandteile des Pro-Plans. Der günstigere Standard-Plan enthält keine französische Datenhaltung. Ein Notariat, das geschützte Informationen verarbeitet, sollte daher den Pro-Plan wählen. Alle Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite Pläne und Preise.

Einführung im Notariat in 5 Minuten

Die Einführung erfordert keine technische Infrastruktur und greift nicht in Ihr bestehendes IT-System ein:

1. Kostenloses Konto anlegen auf fastdictate.com. Ohne Kreditkarte. Der kostenlose Plan umfasst 2.000 Wörter pro Woche, genug für einen Test an echten Dokumenten.
2. App herunterladen für Mac oder Windows. Die Installation dauert unter einer Minute, ohne Treiber und ohne Mikrofonkalibrierung.
3. In den gewohnten Programmen testen: Word, Outlook oder Ihre Notariatssoftware öffnen, die Tastenkombination für das Diktat drücken und normal sprechen. Der Text erscheint an der Cursorposition.
4. Auf Pro wechseln, bevor Sie geschützte Informationen diktieren: Die Verarbeitung läuft dann auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Frankreich, mit vertraglicher Zusicherung der Nichtverwendung.

In einem Notariat mit mehreren Notaren und Mitarbeitern legt jede Person ihr eigenes Konto an und installiert die App auf ihrem Arbeitsplatz. Es muss kein Server konfiguriert und kein Netzwerkadministrator eingebunden werden, und die Konten bleiben voneinander unabhängig.

Der Umstieg vom Diktiergerät oder von Dragon gelingt sofort: kein Sprachtraining, keine Eingewöhnungszeit. Die KI erkennt Ihre Stimme ab dem ersten Diktat und gibt gängiges notarielles Vokabular korrekt wieder, von erb- und güterrechtlicher Terminologie bis zu Bezeichnungen aus dem Grundbuch.

Wann ein anderes Werkzeug besser passt

Kein Werkzeug passt zu jedem Notariat. Wenn Ihre absolute Priorität der vollständig offline laufende Betrieb unter Windows ist, bei dem kein Audio den Arbeitsplatz verlässt, bleibt Dragon Legal (Nuance) eine etablierte Referenz. Es ist ein Produkt mit Dauerlizenz und einem auf juristische Terminologie abgestimmten Vokabular. Die Kehrseiten: nur Windows (keine Mac-Version seit 2018), Lizenzkosten von mehreren Hundert Dollar pro Arbeitsplatz und eine weniger ausgereifte Formatierung als bei aktuellen KI-Werkzeugen.

Fast Dictate verfolgt einen anderen Ansatz: ein Cloud-Dienst mit Verarbeitung in Frankreich unter der DSGVO, KI-gestützte Bereinigung und Formatierung sowie derselbe Ablauf unter Windows, macOS, iOS und Android. Was besser passt, hängt davon ab, ob Sie den Offline-Betrieb höher gewichten oder die europäische Datenhaltung mit plattformübergreifender Konsistenz.

Häufige Fragen