AI-spraak naar tekst voor advocatenkantoren

1. Context: dicteren in een omgeving met geheimhoudingsplicht

Voor een advocaat betekent spraak naar tekst een aanzienlijke tijdsbesparing: processtukken, conclusies, notities van cliëntgesprekken, ingebrekestellingen, juridisch onderzoek. De gedicteerde inhoud valt echter onder het beroepsgeheim en de vertrouwelijkheid die communicatie tussen advocaat en cliënt beschermt, en dat moet worden meegewogen bij de keuze van een technische tool.

Een aanzienlijk deel van de AI-dicteertools die vandaag beschikbaar zijn, leunt op publieke programmeerinterfaces die door Amerikaanse aanbieders worden beheerd (OpenAI, Anthropic, AssemblyAI, Deepgram, AWS, Azure). De audiostroom en de getranscribeerde tekst gaan dan via infrastructuur buiten de Europese Unie. Afhankelijk van het kantoor kan dit kenmerk vragen oproepen in het licht van de geldende beroepsverplichtingen; het is aan elke advocaat of zijn deken om de reikwijdte daarvan te beoordelen.

Fast Dictate Pro biedt een alternatieve aanpak: een architectuur die voor gedicteerde professionele inhoud volledig in Frankrijk draait, met AI-modellen die in Frankrijk werken en geen aanroepen van een AI-API buiten Frankrijk. Deze pagina documenteert die architectuur, zodat elk kantoor deze tegen zijn eigen eisen kan afwegen.

2. Wettelijk kader dat geldt voor Franse advocaten, ter informatie

Onderstaande verwijzingen dienen ter informatie. Franse advocaten kennen deze beter dan wij; we noemen ze alleen om de technische kenmerken van Fast Dictate te plaatsen binnen hun gebruikelijke beoordelingskader. De officiële en volledige tekst van deze bepalingen is beschikbaar op Légifrance, het officiële Franse rechtsportaal.

2.1 Artikel 226-13 van het Franse wetboek van strafrecht

Dit artikel bestraft het bekendmaken van vertrouwelijke informatie door iemand die deze uit hoofde van zijn status, beroep, functie of tijdelijke opdracht bezit. De volledige tekst, de geldende straffen en de uitzonderingen (met name die in artikel 226-14 van hetzelfde wetboek) staan op Légifrance. Het artikel is van toepassing op advocaten onder de voorwaarden die in jurisprudentie en rechtsleer zijn vastgelegd.

2.2 Artikel 66-5 van de Franse wet van 31 december 1971

Dit artikel dekt, onder de voorwaarden van de officiële tekst, de adviezen die een advocaat aan zijn cliënt stuurt, de correspondentie tussen cliënt en advocaat, correspondentie tussen advocaten (behalve officiële correspondentie), gespreksnotities en dossierstukken. Materiaal dat waarschijnlijk aan een professionele tool wordt gedicteerd, valt hier vaak onder.

2.3 Nationaal Intern Reglement (RIN) van de Franse balie

Het RIN, opgesteld door de Nationale Orde van Advocaten (Conseil National des Barreaux), bevestigt het algemene, absolute en in de tijd onbeperkte karakter van het beroepsgeheim van de advocaat. Het RIN verbiedt op zich het gebruik van technische schrijfhulpmiddelen niet; het vereist wel dat de advocaat de gebruikelijke waakzaamheid betracht ten aanzien van de vertrouwelijkheid van de verwerkingsketen die hij gebruikt. Een beoordeling per geval is aan de bevoegde deken.

3. Technische vragen bij tools die op AI-API's van derden leunen

Wanneer een kantoor of zijn DPO een AI-tool voor spraak naar tekst beoordeelt, komen bepaalde technische vragen vaak terug. Deze vragen zeggen niets vooraf over de conformiteit van een specifieke tool, het zijn de punten die gewoonlijk worden onderzocht.

• Aanroepen van AI-API's van derden buiten de EU, transcriptie en postverwerking kunnen worden uitbesteed aan diensten zoals OpenAI Whisper API, AssemblyAI, Deepgram, of aan de eigen modellen van OpenAI, Anthropic, Google en AWS. In dat geval gaan de audiostroom en de tekst via servers in de Verenigde Staten.
• Reikwijdte van de Amerikaanse CLOUD Act, elk Amerikaans bedrijf, ook voor zijn servers in de Europese Unie, kan in beginsel en onder gereguleerde voorwaarden het doelwit zijn van een verzoek van Amerikaanse autoriteiten over de gegevens die het bezit.
• Clausules over hergebruik van invoergegevens, afhankelijk van de aanbieder en het accounttype kunnen de gebruiksvoorwaarden toestaan dat invoer van gebruikers wordt hergebruikt om modellen te verbeteren. Deze mogelijkheid vervalt meestal bij "enterprise"- of specifieke "API"-accounts, afhankelijk van de daadwerkelijke configuratie.
• Bewaring van opnames, de bewaartermijn van audio en transcripties verschilt per aanbieder, van enkele uren tot tientallen dagen standaard. Dit kenmerk verdient het om in de DPA van elke aanbieder te worden gecontroleerd.
• Beschikbaarheid en afdwingbaarheid van een DPA, de mogelijkheid om een specifieke verwerkersovereenkomst te ondertekenen, conform artikel 28 van de AVG en afgestemd op de eisen van het kantoor, verschilt aanzienlijk per aanbieder.

Kantoren die dergelijke tools gebruiken, kunnen hun deken of DPO raadplegen om te beoordelen of de verwerkingsketen verenigbaar is met hun eigen beroepsverplichtingen. Deze pagina doet geen enkele uitspraak van dien aard over producten van derden.

4. De vijf technische kenmerken van Fast Dictate Pro

De architectuur van het Fast Dictate Pro-abonnement is ontworpen om te voldoen aan de gebruikelijke eisen van beroepen met een geheimhoudingsplicht. De vijf kenmerken hieronder zijn verifieerbaar en staan in de verwerkersovereenkomst die op aanvraag beschikbaar is.

Bij deze vijf technische kenmerken komt een zesde, contractueel element: de ondertekening van een verwerkersovereenkomst (DPA), opgesteld om te voldoen aan de eisen van artikel 28 van de AVG, die alle bovenstaande toezeggingen formaliseert (zie sectie 6).

5. Gebruikssituaties in een advocatenkantoor

Fast Dictate werkt op besturingssysteemniveau: de getranscribeerde tekst wordt rechtstreeks in elk actief tekstveld op het werkstation ingevoegd, via toetsenbordinjectie. Er is geen specifieke applicatie-integratie nodig, de tool heeft geen speciale samenwerking of connector nodig.

In de praktijk dekt dit alle omgevingen die in een advocatenkantoor worden gebruikt: Microsoft Word, Outlook, de webbrowser (inclusief de RPVA-interface, Réseau Privé Virtuel des Avocats, het VPN van Franse advocaten), zakelijke dossierbeheersoftware, standaard teksteditors, en elke applicatie die toetsenbordinvoer accepteert.

6. Contractuele toezegging: de Pro-DPA

De verwerkersovereenkomst (DPA) die aan elke Pro-klant wordt aangeboden, is opgesteld om te voldoen aan de eisen van artikel 28 van de AVG. Ze specificeert onder meer:

• Het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking;
• De categorieën verwerkte gegevens en hun bewaartermijn (0 dagen voor audio, duur van het abonnement voor accountgegevens);
• De identiteit en locatie van subverwerkers;
• De contractuele toezegging om geen gegevens te gebruiken voor AI-training;
• De termijnen voor ondersteuning bij verzoeken tot uitoefening van rechten (5 werkdagen) en voor het verwijderen van gegevens (48 uur);
• De meldingstermijn bij een datalek (24 uur);
• Het jaarlijkse auditrecht van de klant, de werkwijze en de grenzen ervan;
• Het lot van de gegevens bij einde van het contract: standaard verwijdering binnen 30 dagen, of gestructureerde teruggave binnen 14 dagen op schriftelijk verzoek.

De DPA is op eenvoudig verzoek beschikbaar via contact@fastdictate.com. Beoordeling door de DPO of adviseur van het kantoor wordt aangemoedigd. Zodra het Pro-abonnement is afgesloten, wordt de elektronische ondertekening ervan geregistreerd in de klantomgeving.

7. Naast de balie: bedrijfsjuristen en gerechtsdeurwaarders

Hoewel deze pagina specifiek ingaat op de context van advocaten, kunnen de technische en contractuele kenmerken van het Pro-abonnement ook interessant zijn voor andere beroepen met een geheimhoudingsplicht:

• Gerechtsdeurwaarders, gebonden aan een geheimhoudingsplicht met betrekking tot de akten en processen-verbaal die zij opstellen. De beoordeling van de geschiktheid van de tool voor dit gebruik is aan hun beroepsorde en elke deurwaarder zelf.
• Bedrijfsjuristen en zelfstandige juridisch adviseurs, gebonden aan contractuele geheimhoudingsverplichtingen ten aanzien van de zaken waarvan zij kennis hebben. Merk op dat het Franse recht momenteel voor de bedrijfsjurist geen beroepsgeheim erkent dat vergelijkbaar is met dat van de advocaat; deze stand van het recht wordt geregeld ter discussie gesteld.

Voor de specifieke behoeften van een notariskantoor of een juridische afdeling van een bedrijf kunnen we de dekking van de geldende kenmerken en de werkwijze voor ondertekening van de DPA nader toelichten.

8. Veelgestelde vragen