Een e-mail dicteren: in Gmail, Outlook en elke e-mailclient

E-mail neemt een groot deel van de werkdag in beslag. Hem met uw stem schrijven in plaats van met uw toetsenbord verandert alles: een Stanford-onderzoek uit 2016 stelde vast dat spraakinvoer op een touchscreen ongeveer drie keer sneller is dan typen. Met spraakdicteren voor e-mail antwoordt u sneller, in Gmail, Outlook of elke andere e-mailclient. Deze gids laat zien hoe u nette e-mails dicteert, zonder plug-in en met tekst die klaar is om te verzenden.

Waarom uw e-mails dicteren?

• Snelheid: een antwoord uitspreken gaat veel sneller dan het typen, zodat de meeste e-mails slechts een fractie van de tijd kosten.
• Minder mentale belasting: u formuleert de boodschap hardop zonder tegelijk de techniek van het typen te moeten beheren.
• Uw inbox sneller leegmaken: antwoorden met uw stem helpen u naar inbox zero zonder uitgeput te raken.
• Onderweg: tussen twee vergaderingen vanaf een laptop antwoorden wordt bijna onmiddellijk.

Spraakdicteren in Gmail

In tegenstelling tot Google Docs heeft Gmail op desktop geen ingebouwde dicteerfunctie. U hebt twee opties: de spraakinvoer van uw systeem, Win + H op Windows of Apple Dicteerfunctie op Mac, die woord voor woord uitschrijft, of AI-dicteersoftware zoals Fast Dictate, die verzorgde tekst oplevert.

Met een AI-dicteeapp werkt spraakdicteren in Gmail rechtstreeks in het venster voor nieuwe berichten:

1. Open Gmail en klik op Opstellen.
2. Zet de cursor in de berichttekst of de onderwerpregel.
3. Druk op uw Fast Dictate-sneltoets en spreek natuurlijk.
4. Schone tekst verschijnt direct, met interpunctie en alinea’s. Laat los om te stoppen.

Omdat de app op systeemniveau werkt, werkt hij in Gmail in Chrome, Firefox, Safari en Edge, zonder extensie te installeren.

Spraakdicteren in Outlook

Outlook is beter uitgerust dan Gmail: met een Microsoft 365-abonnement heeft het een ingebouwde knop Dicteren, net als Word. Tijdens het opstellen staat die op het tabblad Bericht. Handig, maar met dezelfde beperkingen als Word-dicteren: het schrijft woord voor woord uit, zonder stopwoorden te verwijderen, grammatica te corrigeren of de tekst te structureren.

Spraakdicteren in Outlook met Fast Dictate gaat verder en vereist geen Microsoft-abonnement. Het werkt in Outlook op desktop, Outlook op het web en de nieuwe Outlook:

1. Maak een nieuwe e-mail in Outlook.
2. Klik in de berichttekst.
3. Druk op uw dicteersneltoets en spreek. De AI structureert de tekst en voegt automatisch interpunctie toe.

Een e-mail dicteren in elke e-mailclient

Naast Gmail en Outlook werkt spraakdicteren voor e-mail op systeemniveau overal: Apple Mail, Thunderbird, Spark, Proton Mail of elke andere webmail. Omdat de app op het actieve tekstveld werkt, maakt de e-mailclient niet uit. Eén sneltoets voor al uw e-mails.

Vergelijking van hulpmiddelen voor e-maildicteren

Wanneer ingebouwd dicteren voldoende is

Voor een kort, incidenteel antwoord doen de hulpmiddelen op uw apparaat hun werk. Spraakinvoer van Windows, Apple Dicteerfunctie en Outlook Dicteren zijn gratis of inbegrepen bij uw abonnement en voegen tegenwoordig eenvoudige interpunctie toe. Stuurt u maar af en toe een kort bericht, dan is dat wellicht alles wat u nodig hebt.

Wat zij niet doen, is herschrijven. Ze schrijven uit wat u zegt, inclusief aarzelingen, zonder stopwoorden te verwijderen, grammatica te corrigeren of de structuur te verbeteren. Daar verdient AI-dictatie zijn plaats: hij maakt de tekst schoon en werkt op dezelfde manier in elke e-mailclient, in plaats van alleen in één app.

Waarom AI het verschil maakt voor e-mail

Een e-mail is geen ruwe notitie: hij moet leesbaar en professioneel zijn. Precies daar blinkt AI-dictatie uit. In plaats van elke “eh” en aarzeling uit te schrijven, doet Fast Dictate het volgende:

• Verwijdert stopwoorden en herhalingen uit de gesproken taal.
• Voegt interpunctie en grammatica toe, zonder dat u “komma” of “punt” hoeft uit te spreken.
• Structureert het bericht met een aanhef, alinea’s en waar passend opsommingen.
• Werkt overal, met één sneltoets, in Gmail en Outlook.

Voor professionals die in hun inbox leven, zoals verkopers, klantenservice, advocaten en consultants, is de opbrengst direct: snellere antwoorden en een verzorgde toon, zonder zwaar redigeerwerk. Met het Pro-abonnement worden stemgegevens zonder bewaring verwerkt op AVG-conforme servers in Frankrijk, passend bij vertrouwelijke uitwisselingen.

Begin met het dicteren van uw e-mails

1. Maak een gratis account op fastdictate.com, zonder creditcard.
2. Download de app voor Windows of Mac.
3. Open Gmail, Outlook of uw e-mailclient, klik in het bericht, druk op de sneltoets en dicteer.

Het gratis abonnement omvat 2.000 woorden per week. Voor onbeperkt dicteren kost het Standard-abonnement €9,90 per maand en het Pro-abonnement €19,90 per maand.

Veelgestelde vragen