Spraakdicteren voor notarissen: AVG en vertrouwelijkheid

Een notariskantoor produceert de hele dag geschreven materiaal: conceptakten, brieven aan partijen, gespreksnotities, dossiermemo's, correspondentie met openbare registers. Goede AI-gestuurde dicteersoftware bespaart aanzienlijk veel tijd op die werklast. Maar een notaris is een openbaar ambtsdrager, gebonden aan een vertrouwelijkheidsplicht die strenger is dan die van de meeste beroepen. De keuze van een hulpmiddel is dus geen eenvoudige productiviteitsafweging.

Deze gids behandelt het notarisambt zoals dat op het Europese continent bestaat: de notaris die akten authenticiteit verleent, zoals ook in Nederland het geval is. Notarissen in deze zin zijn openbaar ambtsdragers in de 22 EU-lidstaten met een rechtsstelsel dat is gebaseerd op het Latijnse notariaat, en zij zijn in Brussel vertegenwoordigd door de Raad van de Notariaten van de Europese Unie (CNUE), waarvan ook de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) lid is. Bent u een notary public in een common law-rechtsgebied, dan verschillen uw rol en uw vertrouwelijkheidsverplichtingen wezenlijk, en zullen de nalevingsonderdelen hieronder niet op uw praktijk aansluiten.

Dicteren: een lange traditie in het notariaat

Notarissen hebben altijd gedicteerd. Decennialang dicteerde de notaris aan een klerk of secretaresse, later aan een dictafoon, en het transcript kwam uren later terug voor controle en correctie. Het proces was betrouwbaar maar traag, kostte veel administratieve tijd, en vermenigvuldigde de heen-en-weer-rondes bij elk document.

Moderne spraak-naar-tekst-hulpmiddelen verwijderen die tussenschakel volledig. De notaris spreekt, en de tekst verschijnt binnen seconden rechtstreeks in de opstelsoftware of tekstverwerker, schoon en van interpunctie voorzien. De tijdwinst is reëel. Maar het verschuift de vraag: waar reizen de stemgegevens naartoe tijdens die paar seconden? Wie kan erbij? Worden ze gebruikt om een AI-model te trainen? Onze gids over spraakdicteren en de AVG volgt dat traject stap voor stap.

Notarieel beroepsgeheim is strenger dan u misschien aanneemt

In de landen met een Latijns notariaat wordt notariële vertrouwelijkheid opgevat als een plicht van het ambt zelf, niet als een contractuele belofte aan een cliënt, en de schending ervan heeft zowel strafrechtelijke als tuchtrechtelijke gevolgen.

• In Frankrijk bekleedt de notaris een openbaar ambt onder de ordonnantie van 2 november 1945 en is hij gebonden aan beroepsgeheim, gehandhaafd via artikel 226-13 van het Wetboek van Strafrecht, dat een jaar gevangenisstraf en een boete van 15.000 euro met zich meebrengt. Artikel 3.4 van de nationale beroepsregeling omschrijft dat geheim als algemeen en absoluut: het dekt alles wat aan de notaris in de praktijk is toevertrouwd, zelfs wanneer de cliënt nooit om vertrouwelijkheid heeft gevraagd, en het geldt zelfs tussen collega-notarissen onderling.
• In Duitsland legt § 18 BNotO vertrouwelijkheid op voor alles wat de notaris in het ambt verneemt, ondersteund door § 203 van het Wetboek van Strafrecht. Het Duitse recht gaat verder dan de meeste: § 26a BNotO reguleert rechtstreeks het gebruik van externe dienstverleners, en we behandelen dit in de Duitse editie van deze gids.

In een digitale praktijk strekt die plicht zich mechanisch uit tot de hulpmiddelen die worden gebruikt om die informatie te verwerken. Een conceptakte, een schenkingsakte of een brief aan een verkoper dicteren in een hulpmiddel dat de audio naar servers van derden stuurt die u niet controleert, brengt beschermd materiaal buiten het kantoor.

Wat het beroep zelf heeft besloten over AI

Europese notariaten hebben niet gewacht met het innemen van een standpunt, en dat standpunt is duidelijk.

Op 12 december 2025 publiceerde het juridisch studie-instituut van de Franse Conseil supérieur du notariat een juridische gids over kunstmatige intelligentie met drie beginselen voor elk gebruik van AI in de praktijk: absolute eerbiediging van het beroepsgeheim, controle over de verwerking van persoonsgegevens, en de volledige en ondeelbare verantwoordelijkheid van de notaris voor de akte.

In juli 2026 ging hetzelfde orgaan verder, door Mistral AI en Scaleway te selecteren voor een partnerschap van 18 maanden waarmee notarissen met AI kunnen experimenteren. De keuze voor een Frans model op Franse infrastructuur was een bewust signaal: het gestelde doel was een innovatief beroep te blijven zonder concessies te doen aan de beveiliging van cliëntgegevens.

De praktische les geldt ruim voorbij Frankrijk. Wanneer een nationaal notariaat soevereine infrastructuur kiest voor zijn eigen AI-instrumenten, is een lossere norm voor de dagelijkse hulpmiddelen in elk kantoor, dicteren inbegrepen, moeilijk te rechtvaardigen.

Vier waarborgen om van een leverancier te eisen

Voordat u een AI-hulpmiddel gebruikt met informatie die onder notarieel beroepsgeheim valt, is het verstandig het volgende te eisen. Deze sluiten rechtstreeks aan bij de verplichtingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

Europese toezichthouders op gegevensbescherming hebben richtsnoeren gepubliceerd over AI onder het gegevensbeschermingsrecht. De Franse toezichthouder, de CNIL, heeft aanbevelingen over AI en de AVG uitgebracht die een nuttige referentie vormen bij het beoordelen van elk dicteerhulpmiddel.

Het risico van Amerikaans gehoste hulpmiddelen

Veel bekende consumentenhulpmiddelen voor dicteren steunen op leveranciers zoals OpenAI of Anthropic, met gegevens gehost op infrastructuur in de Verenigde Staten. Voor een Europees notariskantoor levert dit drie afzonderlijke problemen op:

• Gegevens gehost in de VS kunnen onder bepaalde voorwaarden worden bereikt door Amerikaanse autoriteiten. De Amerikaanse Cloud Act stelt autoriteiten in staat een Amerikaans gevestigde leverancier te verplichten gegevens af te geven, ook wanneer die in het buitenland zijn opgeslagen. We behandelen dat mechanisme in ons artikel over de Cloud Act en hosting in Europa.
• Sommige diensten gebruiken ingediende inhoud standaard om hun modellen te verbeteren, wat lastig te verenigen is met een geheimhoudingsplicht die als absoluut wordt omschreven.
• Gebruiksvoorwaarden, vaak alleen in het Engels beschikbaar en eenzijdig wijzigbaar, zijn niet de contractuele toezeggingen die van een verwerker onder de AVG worden verwacht.

Fast Dictate Pro: een Franse verwerkingsketen

Fast Dictate is gebouwd voor professionals met vertrouwelijkheidsverplichtingen. Het Pro-abonnement (vanaf €19,90/maand jaarlijks gefactureerd) biedt de waarborgen die ertoe doen bij het verwerken van beschermde informatie:

• Servers gevestigd in Frankrijk, gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001, met nulbewaring.
• Geen hertraining van modellen op uw stemgegevens. Uw dictaten worden niet gebruikt om een gedeeld model te verbeteren.
• Gedocumenteerde AVG-conformiteit, met een verwerkersovereenkomst onder artikel 28 AVG die bewaartermijnen en de subverwerkingsketen vastlegt.
• Responsieve ondersteuning in het Nederlands, zodat u nalevingsvragen rechtstreeks met het team kunt bespreken.

Eén punt verdient het om duidelijk te worden gesteld: Fast Dictate is een vastleggingshulpmiddel. Het transcribeert en maakt op wat u dicteert. Het stelt geen juridische inhoud op en stelt geen clausules voor. Het opstellen van de akte, de controle ervan en de verantwoordelijkheid ervoor blijven volledig aan u, precies zoals nationale notariële richtlijnen vereisen. Het hulpmiddel ondersteunt uw vertrouwelijkheidsplicht; het vervangt niet uw eigen oordeel over wat gepast is om te dicteren.

Praktische toepassingen in een notariskantoor

AVG-checklist: controleer uw dicteerhulpmiddel

Voordat u dicteersoftware in uw kantoor invoert, toetst u deze punten bij de leverancier:

• Verwerkingslocatie: worden stemgegevens in de EU verwerkt? Vraag om een schriftelijk antwoord. Amerikaanse hosting stelt uw gegevens bloot aan de Cloud Act.
• Hertraining van modellen: gebruikt de leverancier uw dictaten om zijn AI te verbeteren? Eis een contractuele toezegging tegen hergebruik.
• Bewaring: hoe lang wordt audio bewaard na transcriptie? Bij Fast Dictate wordt deze onmiddellijk verwijderd.
• Subverwerkingsketen: steunt de leverancier op subverwerkers buiten de EU? Dit is het punt dat het vaakst over het hoofd wordt gezien, en degene die vertrouwelijkheid het stilst doorbreekt. Controleer de hele keten, niet alleen de eerste schakel.
• Recht op verwijdering: kunt u op elk moment verwijdering van al uw gegevens aanvragen?
• AVG-documentatie: u treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en de leverancier als verwerker. Kan deze een DPA leveren die voldoet aan artikel 28 AVG?

Voldoet uw huidige hulpmiddel niet aan elk punt, dan is het een risico voor het kantoor. Het Fast Dictate Pro-abonnement is ontworpen om aan elk van deze criteria te voldoen.

Dicteersoftware voor notarissen vergeleken

Hoe verhouden de belangrijkste hulpmiddelen voor spraakdicteren zich tot de eisen van een Europees notariskantoor?

Franse gegevenslocatie en ISO/IEC 27001-hosting zijn kenmerken van het Pro-abonnement. Het goedkopere Standard-abonnement omvat geen Franse serverlocatie, dus een kantoor dat informatie onder beroepsgeheim verwerkt, kiest het best voor Pro. Volledige details op onze pagina abonnementen en tarieven.

Invoering in uw kantoor in 5 minuten

Invoering vereist geen technische infrastructuur en raakt uw bestaande informatiesysteem niet aan:

1. Maak een gratis account op fastdictate.com. Geen creditcard vereist. Het gratis abonnement omvat 2.000 woorden per week, genoeg om op echte documenten te testen.
2. Download de desktopapp op Mac of Windows. Installatie duurt minder dan een minuut, zonder driver te installeren en zonder microfoonkalibratie.
3. Test het in uw gebruikelijke hulpmiddelen: open Word, Outlook of uw opstelsoftware. Druk op de dicteersneltoets en spreek normaal. De tekst komt terecht bij uw cursor.
4. Upgrade naar Pro voordat u beschermde informatie dicteert: verwerking draait dan op ISO 27001-gecertificeerde servers in Frankrijk, met een contractuele toezegging tegen hergebruik.

Voor een kantoor met meerdere notarissen en medewerkers maakt elke persoon een eigen account aan en installeert de app op zijn werkstation. Er is geen server te configureren, geen netwerkbeheerder bij te betrekken, en accounts blijven onafhankelijk van elkaar.

De overstap van een dictafoon of van Dragon is onmiddellijk: geen stemtraining en geen aanpassingsperiode. De AI herkent uw stem vanaf de eerste dictatie en verwerkt alledaags notarieel vocabulaire, van erfrecht- en huwelijksvermogensterminologie tot verwijzingen naar het Kadaster.

Wanneer een ander hulpmiddel beter past

Geen enkel hulpmiddel past bij elk kantoor. Is uw absolute prioriteit volledig offline werking op Windows, zonder dat audio ooit het werkstation verlaat, dan blijft Dragon Legal (Nuance) een gevestigde referentie. Het is een product met een blijvende licentie met vocabulaire afgestemd op juridische terminologie. De keerzijden zijn een footprint die alleen Windows is (geen Mac-versie sinds 2018), licentiekosten van enkele honderden dollars per gebruiker, en minder verfijnde opmaak dan recente AI-hulpmiddelen leveren.

Fast Dictate kiest een andere aanpak: een clouddienst die gegevens in Frankrijk verwerkt onder de AVG, AI-opschoning en herformattering, en dezelfde workflow op Windows, macOS, iOS en Android. Wat het beste past, hangt af van of u offline werking waardeert of soevereine hosting met consistentie tussen platformen.

Veelgestelde vragen