Ditado por voz para notários: RGPD e confidencialidade

Um cartório notarial produz material escrito o dia todo: minutas de escrituras, cartas às partes, notas de reunião, memorandos de processo, correspondência com registos públicos. Um bom software de ditado por voz baseado em IA poupa muito tempo nesta carga de trabalho. Mas o notário é um titular de função pública, sujeito a um dever de confidencialidade mais estrito do que o aplicável à maioria das profissões. Escolher uma ferramenta não é, por isso, uma simples equação de produtividade.

Este guia trata do notário de tradição latina (civil law) tal como a profissão existe na Europa continental: o notaire, o Notar, o notaio ou o notario que confere autenticidade aos atos. Os notários neste sentido são titulares de função pública nos 22 Estados-Membros da UE cujos sistemas jurídicos assentam no direito civil latino, e são representados em Bruxelas pelo Conselho dos Notariados da União Europeia (CNUE). Se for um "notary public" numa jurisdição de common law, o seu papel e as suas obrigações de confidencialidade são substancialmente diferentes, e as secções sobre conformidade abaixo não se aplicam diretamente à sua prática.

O ditado: uma longa tradição no cartório notarial

Os notários sempre ditaram. Durante décadas, o notário ditava a um escriturário ou secretária, mais tarde a um dictafone, e a transcrição regressava horas depois para revisão e correção. O processo era fiável mas lento, dispendioso em tempo administrativo, e multiplicava as idas e vindas em cada documento.

As ferramentas modernas de reconhecimento de voz eliminam esse intermediário por completo. O notário fala, e o texto aparece diretamente no software de redação ou no processador de texto, limpo e pontuado, em segundos. O tempo poupado é real. Mas isso desloca a questão: para onde viajam os dados de voz durante esses segundos? Quem lhes pode aceder? São usados para treinar um modelo de IA? O nosso guia sobre ditado por voz e RGPD segue esse percurso passo a passo.

O sigilo notarial é mais estrito do que se possa presumir

Nas jurisdições de tradição latina, a confidencialidade notarial é enquadrada como um dever da própria função, e não como uma promessa contratual a um cliente, e a sua violação acarreta consequências tanto criminais como disciplinares.

• Em França, o notário exerce uma função pública ao abrigo da portaria de 2 de novembro de 1945 e está sujeito a sigilo profissional imposto pelo artigo 226-13 do Código Penal, que prevê um ano de prisão e uma coima de 15 000 euros. O artigo 3.4 do regulamento nacional da profissão descreve esse sigilo como geral e absoluto: cobre tudo o que é confiado ao notário no exercício da função, mesmo que o cliente nunca tenha pedido confidencialidade, e aplica-se mesmo entre notários.
• Na Alemanha, o § 18 BNotO impõe confidencialidade sobre tudo o que o notário toma conhecimento no exercício da função, reforçado pelo § 203 do Código Penal. O direito alemão vai mais longe do que a maioria: o § 26a BNotO regula diretamente o recurso a prestadores de serviços externos, e abordamos o tema na edição alemã deste guia.
• Em Portugal, o dever de sigilo é um dos deveres fundamentais do notário, previsto no Código do Notariado e no Estatuto do Notariado, para garantir a função notarial como serviço público da justiça e do direito. Esse dever mantém-se mesmo após a cessação de funções, e a sua violação é objeto de responsabilidade disciplinar perante a Ordem dos Notários.

Numa prática digital, esse dever estende-se mecanicamente às ferramentas usadas para tratar essa informação. Ditar a minuta de uma escritura, uma doação ou uma carta a um vendedor para uma ferramenta que envia o áudio a servidores de terceiros que não controla faz sair material protegido do cartório.

O que a própria profissão decidiu sobre a IA

Os notariados europeus não esperaram para tomar posição, e essa posição é clara.

Em 12 de dezembro de 2025, o instituto de estudos jurídicos do Conseil supérieur du notariat francês publicou um guia jurídico sobre inteligência artificial que estabelece três princípios para qualquer uso de IA na prática: respeito absoluto pelo sigilo profissional, controlo sobre o processamento de dados pessoais, e responsabilidade plena e indivisível do notário pela escritura.

Em julho de 2026, o mesmo organismo foi mais longe, escolhendo a Mistral AI e a Scaleway para uma parceria de 18 meses que dá aos notários uma forma de experimentar a IA. Escolher um modelo francês sobre infraestrutura francesa foi um sinal deliberado: o objetivo declarado era manter-se uma profissão inovadora sem qualquer cedência na segurança dos dados dos clientes.

A lição prática vai muito além de França. Quando um notariado nacional escolhe infraestrutura soberana para as suas próprias ferramentas de IA, torna-se difícil justificar um padrão mais permissivo para as ferramentas do dia a dia usadas em cada cartório, incluindo o ditado.

Quatro garantias a exigir a um fornecedor

Antes de usar uma ferramenta de IA com informação coberta pelo sigilo notarial, é prudente exigir o seguinte. Correspondem diretamente às obrigações do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da UE (RGPD):

As autoridades europeias de proteção de dados publicaram orientações sobre a IA à luz do direito da proteção de dados. O regulador francês, a CNIL, publicou recomendações sobre IA e RGPD que são uma referência útil para avaliar qualquer ferramenta de ditado.

O risco das ferramentas baseadas nos EUA

Muitas ferramentas de ditado de uso comum e conhecidas dependem de fornecedores como a OpenAI ou a Anthropic, com dados alojados em infraestrutura localizada nos Estados Unidos. Para um cartório notarial europeu, isso levanta três problemas distintos:

• Os dados alojados nos EUA podem, em certas condições, ser acedidos pelas autoridades americanas. O CLOUD Act norte-americano permite às autoridades obrigar um fornecedor sediado nos EUA a divulgar dados mesmo quando armazenados no estrangeiro. Explicamos esse mecanismo no nosso artigo sobre o Cloud Act e o alojamento na Europa.
• Alguns serviços usam por defeito o conteúdo submetido para melhorar os seus modelos, o que é difícil de conciliar com um dever de sigilo descrito como absoluto.
• Os termos de serviço, muitas vezes disponíveis apenas em inglês e alteráveis unilateralmente, não são os compromissos contratuais exigidos a um subcontratante nos termos do RGPD.

Fast Dictate Pro: uma cadeia de processamento francesa

O Fast Dictate foi construído para profissionais sujeitos a obrigações de confidencialidade. O plano Pro (desde 19,90 €/mês com faturação anual) oferece as garantias que importam ao tratar informação protegida:

• Servidores localizados em França, certificados ISO/IEC 27001, com zero conservação de dados.
• Sem reentreino de modelos com os seus dados de voz. As suas dições não são usadas para melhorar um modelo partilhado.
• Conformidade RGPD documentada, incluindo um Acordo de Processamento de Dados nos termos do artigo 28.º do RGPD que define os prazos de conservação e a cadeia de subcontratação.
• Suporte com resposta rápida em inglês e francês, para poder colocar questões de conformidade diretamente à equipa.

Um ponto merece ser dito com clareza: o Fast Dictate é uma ferramenta de captação. Transcreve e formata o que se dita. Não redige conteúdo jurídico nem sugere cláusulas. Redigir a escritura, verificá-la e assumir a responsabilidade por ela continua a ser inteiramente seu, exatamente como exigem as orientações notariais nacionais. A ferramenta apoia o seu dever de confidencialidade; não substitui o seu próprio juízo sobre o que é apropriado ditar.

Casos de uso práticos num cartório notarial

Checklist RGPD: verificar a sua ferramenta de ditado

Antes de adotar qualquer software de ditado por voz no seu cartório, valide estes pontos junto do fornecedor:

• Localização do processamento: os dados de voz são processados na UE? Peça uma resposta por escrito. O alojamento nos EUA expõe os seus dados ao CLOUD Act.
• Reentreino de modelos: o fornecedor usa as suas dições para melhorar a sua IA? Exija um compromisso contratual de não reutilização.
• Conservação: durante quanto tempo o áudio é conservado após a transcrição? Com o Fast Dictate, é eliminado de imediato.
• Cadeia de subcontratação: o fornecedor recorre a subcontratantes fora da UE? Este é o ponto mais frequentemente esquecido, e o que mais silenciosamente compromete a confidencialidade. Verifique toda a cadeia, não apenas o primeiro elo.
• Direito ao apagamento: pode pedir a eliminação de todos os seus dados a qualquer momento?
• Documentação RGPD: atua como responsável pelo tratamento e o fornecedor como subcontratante. Pode fornecer um DPA conforme o artigo 28.º do RGPD?

Se a sua ferramenta atual não cumprir todos estes pontos, representa um risco para o cartório. O plano Pro do Fast Dictate foi concebido para responder a cada um destes critérios.

Comparação de software de ditado para notários

Como se posicionam os principais ditados por voz face às exigências de um cartório notarial europeu?

A residência dos dados em França e o alojamento certificado ISO/IEC 27001 são características do plano Pro. O plano Standard, mais económico, não inclui residência dos dados em servidores franceses, pelo que um cartório que trata informação coberta pelo sigilo profissional deve escolher o Pro. Encontra todos os detalhes na nossa página de planos e preços.

Implementar no seu cartório em 5 minutos

A adoção não exige qualquer infraestrutura técnica e não toca no seu sistema de informação existente:

1. Crie uma conta gratuita em fastdictate.com. Não é necessário cartão de crédito. O plano gratuito inclui 2000 palavras por semana, suficiente para testar com documentos reais.
2. Descarregue a app de computador em Mac ou Windows. A instalação demora menos de um minuto, sem controlador a instalar nem calibração de microfone.
3. Teste nas suas ferramentas habituais: abra o Word, o Outlook ou o seu software de redação. Prima o atalho de ditado e fale normalmente. O texto surge onde está o seu cursor.
4. Passe ao Pro antes de ditar informação protegida: o processamento passa então a correr em servidores certificados ISO 27001 em França, com um compromisso contratual de não reutilização.

Num cartório com vários notários e escriturários, cada pessoa cria a sua própria conta e instala a app no seu posto de trabalho. Não há qualquer servidor a configurar, nenhum administrador de rede a envolver, e as contas mantêm-se independentes umas das outras.

A transição a partir de um dictafone ou do Dragon é imediata: sem treino de voz e sem período de adaptação. A IA reconhece a sua voz desde o primeiro ditado e lida com o vocabulário notarial do dia a dia, da terminologia sucessória e de regimes de bens à referência a registos prediais.

Quando outra ferramenta pode ser mais adequada

Nenhuma ferramenta serve todos os cartórios. Se a sua prioridade absoluta for o funcionamento totalmente offline no Windows, sem que qualquer áudio saia do posto de trabalho, o Dragon Legal (Nuance) continua a ser uma referência bem estabelecida. É um produto de licença perpétua com vocabulário calibrado para terminologia jurídica. As suas contrapartidas são uma presença limitada ao Windows (sem versão para Mac desde 2018), um custo de licença de várias centenas de dólares por posto, e uma formatação menos polida do que a das ferramentas de IA recentes.

O Fast Dictate segue uma abordagem diferente: um serviço na nuvem que processa os dados em França sob o RGPD, limpeza e reformatação por IA, e o mesmo fluxo de trabalho em Windows, macOS, iOS e Android. A melhor escolha depende de valorizar mais o funcionamento offline ou um alojamento soberano com consistência multiplataforma.

Perguntas frequentes