Sanelu notaareille: GDPR ja luottamuksellisuus

Notaaritoimisto tuottaa kirjallista materiaalia koko päivän: asiakirjaluonnoksia, kirjeitä osapuolille, kokousmuistiinpanoja, asiamuistioita, kirjeenvaihtoa julkisten rekisterien kanssa. Hyvä tekoälypohjainen puhesanelusovellus säästää huomattavasti aikaa tästä työmäärästä. Mutta notaari on julkisen viran haltija, sidottu salassapitovelvollisuuteen joka on tiukempi kuin useimpiin ammatteihin sovellettava. Työkalun valinta ei siis ole yksinkertainen tuottavuuskysymys.

Tämä opas käsittelee siviilioikeudellista notaaria sellaisena kuin ammatti esiintyy mannereurooppassa: notaire, Notar, notaio tai notario, joka vahvistaa asiakirjojen aitouden. Notaarit tässä merkityksessä ovat julkisen viran haltijoita niissä 22 EU-jäsenvaltiossa joiden oikeusjärjestelmät perustuvat latinalaiseen siviilioikeuteen, ja heitä edustaa Brysselissä Euroopan unionin notaariliittojen neuvosto (CNUE). Jos olet notaari common law -oikeusjärjestelmässä, roolisi ja salassapitovelvollisuutesi ovat olennaisesti erilaisia, eivätkä alla olevat vaatimustenmukaisuusosiot sovellu käytäntöösi.

Suomi ei kuulu näihin 22 jäsenvaltioon. Suomalainen julkinen notaari on Digi- ja väestötietoviraston (DVV) nimittämä viranhaltija, jonka tehtävät rajoittuvat lähinnä allekirjoitusten ja jäljennösten oikeaksi todistamiseen, elossaolotodistuksiin ja apostille-todistuksiin (laki julkisesta notaarista, 420/2014) — ei perintöasioiden hoitamiseen tai kiinteistökauppojen vahvistamiseen niin kuin mannereurooppalaisella notaarilla. Tämän oppaan vaatimustenmukaisuusosiot kuvaavat siis ennen kaikkea mannereurooppalaista notaarin virkaa; suomalainen julkinen notaari tai notaarin avustaja voi silti soveltaa samoja GDPR-periaatteita omaan, suppeampaan tehtäväkenttäänsä.

Sanelu: pitkä perinne notaaritoimistossa

Notaarit ovat aina sanelleet. Vuosikymmenien ajan notaari saneli avustajalle tai sihteerille, myöhemmin sanelulaitteelle, ja litterointi palasi tunteja myöhemmin tarkistettavaksi ja korjattavaksi. Prosessi oli luotettava mutta hidas, kallis hallinnollisen ajan kannalta, ja se moninkertaisti edestakaisen liikkeen jokaisella dokumentilla.

Modernit puheentunnistustyökalut poistavat tämän välikäden kokonaan. Notaari puhuu, ja teksti ilmestyy suoraan laadintaohjelmistoon tai tekstinkäsittelyohjelmaan, puhtaana ja välimerkittynä, muutamassa sekunnissa. Säästetty aika on todellinen. Mutta se siirtää kysymystä: minne äänitiedot kulkevat noiden muutaman sekunnin aikana? Kuka pääsee niihin käsiksi? Käytetäänkö niitä tekoälymallin kouluttamiseen? Oppaamme puhesanelusta ja GDPR:stä seuraa tätä polkua vaihe vaiheelta.

Notaarin salassapito on tiukempaa kuin saattaisit olettaa

Siviilioikeudellisissa oikeusjärjestelmissä notaarin salassapito on kehystetty viran itsensä velvollisuudeksi eikä sopimusperusteiseksi lupaukseksi asiakkaalle, ja sen rikkominen johtaa sekä rikosoikeudellisiin että kurinpidollisiin seuraamuksiin.

• Ranskassa notaari on julkisen viran haltija 2. marraskuuta 1945 annetun asetuksen nojalla ja sidottu ammattisalaisuuteen, joka pannaan täytäntöön rikoslain artiklan 226-13 nojalla, ja josta seuraa vuoden vankeusrangaistus ja 15 000 euron sakko. Ammatin kansallisen säännöstön artikla 3.4 kuvaa tätä salassapitoa yleiseksi ja ehdottomaksi: se kattaa kaiken mitä notaarille uskotaan käytännössä, jopa silloin kun asiakas ei koskaan pyytänyt salassapitoa, ja se pätee jopa notaarikollegoiden kesken.
• Saksassa BNotO:n § 18 asettaa salassapitovelvollisuuden kaikelle mitä notaari saa tietoonsa virassaan, tuettuna rikoslain § 203:lla. Saksan laki menee useimpia pidemmälle: BNotO:n § 26a säätelee ulkopuolisten palveluntarjoajien käyttöä suoraan, ja käsittelemme sitä tämän oppaan saksankielisessä versiossa.

Digitaalisessa käytännössä tämä velvollisuus ulottuu mekaanisesti tietojen käsittelyyn käytettyihin työkaluihin. Asiakirjaluonnoksen, lahjakirjan tai kirjeen saneleminen myyjälle työkalulle, joka lähettää äänen kolmannen osapuolen palvelimille joita et hallitse, siirtää suojattua materiaalia toimiston ulkopuolelle.

Mitä ala itse päätti tekoälystä

Eurooppalaiset notariaatit eivät ole odottaneet kannan ottamista, ja kanta on selkeä.

12. joulukuuta 2025 Ranskan Conseil supérieur du notariat -järjestön oikeudellinen tutkimuslaitos julkaisi oikeudellisen oppaan tekoälystä, jossa esitetään kolme periaatetta tekoälyn käytölle käytännössä: ehdoton ammattisalaisuuden kunnioittaminen, henkilötietojen käsittelyn hallinta, ja notaarin täysi ja jakamaton vastuu asiakirjasta.

Heinäkuussa 2026 sama järjestö meni pidemmälle, valiten Mistral AI:n ja Scalewayn 18 kuukauden kumppanuuteen, joka antaa notaareille tavan kokeilla tekoälyä. Ranskalaisen mallin valitseminen ranskalaisella infrastruktuurilla oli tarkoituksellinen viesti: ilmoitettu tavoite oli pysyä innovatiivisena ammattina tekemättä myönnytyksiä asiakastietojen turvallisuudesta.

Käytännön opetus yleistyy hyvin Ranskan ulkopuolelle. Kun kansallinen notariaatti valitsee suvereenin infrastruktuurin omalle tekoälytyökalulleen, on vaikea perustella löysempää standardia jokaisessa toimistossa toimiville arjen työkaluille, sanelu mukaan lukien.

Neljä takuuta joita vaatia palveluntarjoajalta

Ennen tekoälytyökalun käyttöä notaarin salassapidon piiriin kuuluvien tietojen kanssa on suositeltavaa vaatia seuraavia. Ne vastaavat suoraan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) velvoitteita:

Euroopan tietosuojaviranomaiset ovat julkaisseet ohjeistusta tekoälystä tietosuojalainsäädännön näkökulmasta. Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto valvoo GDPR:n noudattamista, ja sen ohjeistus on hyödyllinen vertailukohta minkä tahansa sanelutyökalun arvioinnissa.

Yhdysvaltalaisten työkalujen riski

Monet tunnetut kuluttajille suunnatut sanelutyökalut nojaavat palveluntarjoajiin kuten OpenAI tai Anthropic, joiden tiedot on isännöity Yhdysvalloissa sijaitsevalla infrastruktuurilla. Eurooppalaiselle notaaritoimistolle tämä nostaa esiin kolme erillistä ongelmaa:

• Yhdysvalloissa isännöityihin tietoihin voivat tietyin edellytyksin päästä käsiksi amerikkalaiset viranomaiset. Yhdysvaltain CLOUD Act antaa viranomaisille mahdollisuuden pakottaa yhdysvaltalaisen palveluntarjoajan luovuttamaan tietoja, vaikka ne olisi tallennettu ulkomaille. Avaamme tämän mekanismin artikkelissamme Cloud Actista ja isännöinnistä Euroopassa.
• Jotkin palvelut käyttävät oletuksena lähetettyä sisältöä malliensa parantamiseen, mikä on vaikea sovittaa yhteen ehdottomaksi kuvatun salassapitovelvollisuuden kanssa.
• Käyttöehdot, usein saatavilla vain englanniksi ja yksipuolisesti muutettavissa, eivät ole GDPR:n mukaiselta käsittelijältä odotettuja sopimusperusteisia sitoumuksia.

Fast Dictate Pro: ranskalainen käsittelyketju

Fast Dictate rakennettiin salassapitovelvollisuuksien sitomille ammattilaisille. Pro-paketti (alkaen 19,90 €/kuukausi vuosilaskutuksella) tarjoaa takeet jotka merkitsevät kun käsitellään suojattua tietoa:

• Palvelimet Ranskassa, sertifioitu ISO/IEC 27001 -standardilla, ilman tietojen säilytystä.
• Ei mallien uudelleenkoulutusta äänitiedoillasi. Sanelujasi ei käytetä jaetun mallin parantamiseen.
• Dokumentoitu GDPR-yhteensopivuus, mukaan lukien tietojenkäsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti, joka määrittelee säilytysajat ja alihankintaketjun.
• Reagoiva tuki englanniksi ja ranskaksi, jotta voit ottaa vaatimustenmukaisuuskysymykset suoraan esiin tiimin kanssa.

Yksi asia ansaitsee tulla sanotuksi suoraan: Fast Dictate on tallennustyökalu. Se litteroi ja muotoilee sen mitä sanelet. Se ei laadi oikeudellista sisältöä eikä ehdota lausekkeita. Asiakirjan laatiminen, sen tarkistaminen ja siitä vastaaminen pysyvät kokonaan sinulla, täsmälleen kuten kansalliset notaariohjeet vaativat. Työkalu tukee salassapitovelvollisuuttasi; se ei korvaa omaa harkintaasi siitä, mikä on sopivaa sanella.

Käytännön käyttötapauksia notaaritoimistossa

GDPR-tarkistuslista: varmista sanelutyökalusi

Ennen minkä tahansa puhesanelusovelluksen käyttöönottoa toimistossasi, varmista nämä kohdat palveluntarjoajalta:

• Käsittelypaikka: käsitelläänkö äänitietoja EU:ssa? Pyydä kirjallinen vastaus. Yhdysvaltalainen isännöinti altistaa tietosi CLOUD Actille.
• Mallien uudelleenkoulutus: käyttääkö palveluntarjoaja sanelujasi tekoälynsä parantamiseen? Vaadi sopimusperusteinen sitoumus olla käyttämättä tietoja uudelleen.
• Säilytys: kuinka kauan ääntä säilytetään litteroinnin jälkeen? Fast Dictaten kanssa se poistetaan välittömästi.
• Alihankintaketju: nojaako palveluntarjoaja EU:n ulkopuolisiin alihankkijoihin? Tämä on useimmiten huomiotta jäävä kohta, ja se joka rikkoo salassapidon hiljaisimmin. Tarkista koko ketju, ei vain ensimmäistä lenkkiä.
• Oikeus tietojen poistamiseen: voitko pyytää kaikkien tietojesi poistamista milloin tahansa?
• GDPR-dokumentaatio: toimit rekisterinpitäjänä ja palveluntarjoaja henkilötietojen käsittelijänä. Voivatko he toimittaa GDPR:n artiklan 28 mukaisen DPA:n?

Jos nykyinen työkalusi ei täytä jokaista kohtaa, se on riski toimistolle. Fast Dictate Pro -paketti suunniteltiin täyttämään jokainen näistä kriteereistä.

Sanelusovellusten vertailu notaareille

Miten tärkeimmät puhesanelu-työkalut vertautuvat eurooppalaisen notaaritoimiston vaatimuksiin?

Ranskalainen tietojen sijainti ja ISO/IEC 27001 -isännöinti ovat Pro-paketin ominaisuuksia. Edullisempi Standard-paketti ei sisällä ranskalaista palvelinsijaintia, joten ammattisalaisuuden piiriin kuuluvia tietoja käsittelevän toimiston tulisi valita Pro. Täydelliset tiedot löydät pakettimme ja hinnastomme sivulta.

Käyttöönotto toimistossasi 5 minuutissa

Käyttöönotto ei vaadi teknistä infrastruktuuria eikä koske olemassa olevaa tietojärjestelmääsi:

1. Luo ilmainen tili osoitteessa fastdictate.com. Luottokorttia ei tarvita. Ilmainen paketti sisältää 2000 sanaa viikossa, riittävästi testaamiseen todellisilla dokumenteilla.
2. Lataa työpöytäsovellus Macille tai Windowsille. Asennus vie alle minuutin, ilman asennettavaa ajuria eikä mikrofonin kalibrointia.
3. Testaa tavanomaisissa työkaluissasi: avaa Word, Outlook tai laadintaohjelmistosi. Paina sanelun pikanäppäintä ja puhu normaalisti. Teksti laskeutuu kohdistimesi kohdalle.
4. Päivitä Pro-pakettiin ennen suojatun tiedon sanelemista: käsittely toimii sitten ISO 27001 -sertifioiduilla palvelimilla Ranskassa, sopimusperusteisella sitoumuksella tietojen uudelleenkäytön puuttumisesta.

Useamman notaarin ja avustajan toimistossa jokainen luo oman tilinsä ja asentaa sovelluksen omalle työasemalleen. Ei palvelinta määritettäväksi, ei verkonvalvojaa mukaan otettavaksi, ja tilit pysyvät toisistaan riippumattomina.

Siirtyminen sanelulaitteesta tai Dragonista on välitöntä: ei äänen koulutusta eikä sopeutumisaikaa. Tekoäly tunnistaa äänesi jo ensimmäisestä sanelusta ja käsittelee jokapäiväistä notaarin sanastoa, perintö- ja avio-oikeuden terminologiasta kiinteistörekisteriviittauksiin.

Milloin toinen työkalu voi sopia paremmin

Yksikään työkalu ei sovi jokaiselle toimistolle. Jos ehdoton prioriteettisi on täysin offline-toiminta Windowsilla, ilman että ääni koskaan poistuu työasemalta, Dragon Legal (Nuance) pysyy vakiintuneena vertailukohtana. Se on elinikäinen lisenssituote sanastolla kalibroituna oikeudelliselle terminologialle. Sen kompromissit ovat rajoittuminen Windowsiin (ei Mac-versiota vuodesta 2018), useiden satojen dollarien lisenssikustannus per käyttäjä, ja vähemmän hiottu muotoilu kuin uusimmat tekoälytyökalut tuottavat.

Fast Dictate lähestyy asiaa eri tavalla: pilvipalvelu joka käsittelee tietoja Ranskassa GDPR:n alaisena, tekoälypohjainen siistiminen ja uudelleenmuotoilu, ja sama työnkulku Windowsilla, macOS:llä, iOS:llä ja Androidilla. Paras valinta riippuu siitä, arvostatko offline-toimintaa vai suvereenia isännöintiä alustojen välisellä yhtenäisyydellä.

Usein kysytyt kysymykset