Sanelu myyntitiimeille: kokousmuistiot, CRM ja GDPR

Myyjä ei menetä aikaa kokouksessa. Hän menettää sen sitä seuraavan kahdenkymmenen minuutin aikana, ja niiden kahdenkymmenen minuutin aikana joita hän ei koskaan ota: puheluraportti joka siirretään tälle illalle, CRM-tietue joka jää tyhjäksi, seurantasähköposti joka kirjoitetaan uudelleen kolmesti koska kukaan ei muista mitä oikeasti sanottiin. Hyvä puhesanelutyökalu ei saa ketään myymään enempää, mutta se antaa tiimille takaisin hallinnointiin nielaistut tunnit. Kompastuskivi on valita sellainen joka ei samalla huomaamattaan lähetä asiakasmuistiinpanojasi EU:n ulkopuolelle.

Ongelma ei ole myyminen, vaan kaikki sen ympärillä

Salesforcen State of Sales -raportin kuudes painos, perustuen 5500 myyntiammattilaisen kyselyyn maalis-huhtikuussa 2024, päätyy lukuun joka ei yllätä ketään myyntijohtajaa: myyjät kertovat viettävänsä 70 % ajastaan tehtäviin jotka eivät ole myymistä. Hallinto, tietojen syöttäminen, sisäinen raportointi, tiedon metsästäminen. Asiakastapaaminen, itse työ, saa sen mitä jää jäljelle.

Suuri osa tästä on pelkkää kirjoitustyötä: puheluraportti, mahdollisuuden päivitys, yhteenvetosähköposti, seuranta, LinkedIn-viesti, valmisteluhuomautus ennen seuraavaa puhelua. Mikään näistä ei ole valinnaista, mitään näistä ei voi delegoida, ja kaikki ne kirjoitetaan.

Puheluraportti ja kymmenen minuutin ikkuna

Puheluraportin laatu heikkenee nopeasti. Heti kokouksen jälkeen sinulla on vielä budjettiluku, päättäjän nimi joka ei ollut huoneessa, vastaväite käyttöönottoaikataulusta, talousjohtajan tarkat sanat. Kaksi tuntia ja kolme kokousta myöhemmin jäljellä on vain yleinen vaikutelma. Illaksi se on tiivistynyt muotoon "meni hyvin, seuranta ensi kuussa".

Tämä kuilu on se mikä tyhjentää CRM:t, paljon enemmän kuin mikään tiimin haluttomuus. Tietue ei ole väärä, se on ohut, eikä ohuisiin tietueisiin rakennettua putkea voi ennustaa.

Sanelu muuttaa tuon hetken taloutta. Puhuminen on huomattavasti nopeampaa kuin kirjoittaminen: vuoden 2016 Stanfordin tutkimus mittasi puhesyötön tekstin laatimisessa noin kolme kertaa nopeammaksi kuin kirjoittamisen puhelimen näppäimistöllä. Kymmenrivinen raportti joka maksoi kuusi minuuttia näppäimistöllä maksaa kaksi äänellä, ja mikä tärkeintä, se kirjoitetaan kun se on tuoretta, pysäköidyssä autossa tai aulassa, sen sijaan että odotettaisiin aikaikkunaa joka ei koskaan tule.

Mitä GDPR muuttaa kun sanelet muistiinpanon prospektista

Myyntimuistiinpano ei ole neutraali tekstinpätkä. Se sisältää henkilön nimen, tittelin, työnantajan, yhteystiedot, usein miten hän käyttäytyi kokouksessa ja oman näkemyksesi hänestä. Se on henkilötietojen käsittelyä yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla, ja oli sitä jo kun kirjoitit sen.

Kaksi asiaa kannattaa tietää missä tahansa myyntitiimissä, ennen kuin edes sanelutyökalun kysymys tulee esiin.

Mitä sanelu lisää tähän kuvaan on välikäsi. Suusi ja CRM:si "puhelumuistiinpanot"-kentän välissä on nyt äänitallenne joka matkaa jonnekin litteroitavaksi. Tuo ääni sisältää prospektisi nimen, kaupan arvon, joskus mitä asiakas kertoi sinulle nykyisistä toimittajistaan. Kolme kysymystä riittää toimittajan arvioimiseen:

• Missä ääntä käsitellään? Käsittely EU:ssa välttää tarpeen dokumentoida kolmanteen maahan siirto GDPR:n V luvun nojalla.
• Kuinka kauan sitä säilytetään? Oikea vastaus on: ei lainkaan, kun litterointi on palautettu.
• Käytetäänkö sitä mallin kouluttamiseen? Jos näin on, asiakasmuistiinpanosi ruokkivat jaettua mallia. Prospektitietokannalle se on ehdoton este.

Oppaamme puhesanelusta ja GDPR:stä jäljittää minne tietosi oikeasti päätyvät kun painat pikanäppäintä. Suomen tietosuojalaki (1050/2018) antaa kotimaisen kehyksen täällä toimiville organisaatioille.

Yhdysvaltoihin isännöityjen työkalujen erityinen riski

Useimmat kuluttajille suunnatut puhesanelutyökalut nojaavat yhdysvaltalaisiin palveluntarjoajiin joiden infrastruktuuri sijaitsee Yhdysvalloissa. Eurooppalaiselle myyntitiimille tämä nostaa esiin kaksi erillistä ongelmaa.

Ensimmäinen on oikeudellinen: Yhdysvaltain CLOUD Act antaa amerikkalaisille viranomaisille mahdollisuuden pakottaa niiden alueelle sijoittautuneen palveluntarjoajan luovuttamaan tietoja, mukaan lukien muualla säilytetyt tiedot. Käsittelimme tämän yksityiskohtaisesti artikkelissamme miksi isännöinti Euroopassa ei aina riitä.

Toinen on kilpailullinen, ja se puhuttelee suoremmin myyntijohtajaa: puheluraportti sisältää putkesi, hinnat joita oikeasti tarjoat, toistuvat vastaväitteet markkinoillasi ja kilpailijoiden nimet joita vastaan kilpailet. Se ei ole tietoa jonka antaisi palvelulle jonka ehdot sallivat sisällön uudelleenkäytön mallin parantamiseen.

Fast Dictate Pro myyntitiimille

Fast Dictate rakennettiin ammattilaisille jotka kirjoittavat kolmansista osapuolista. Pro-paketti (19,90 €/kuukausi) tuo takeet jotka merkitsevät kun muistiinpanosi nimeävät asiakkaita ja prospekteja:

• Palvelimet isännöity Ranskassa, sertifioitu ISO/IEC 27001 -standardilla. Puheluraporttisi pysyvät EU:ssa.
• Ei tietojen säilytystä. Ääni poistetaan heti kun litterointi on palautettu, joten ei ole sanelu-historiaa suojattavaksi.
• Ei mallien uudelleenkoulutusta äänitiedoillasi. Myyntipuheesi ja hinnoittelusi eivät päädy jaettuun malliin.
• Dokumentoitu GDPR-yhteensopivuus, tietojenkäsittelysopimuksella GDPR:n artiklan 28 mukaisesti: yrityksesi on rekisterinpitäjä, Fast Dictate henkilötietojen käsittelijä. Riittää täydentämään käsittelytoimien selosteesi ilman neuvottelua.
• Ensisijainen tuki, jotta tietosuojavastaavasi tai IT-vastaavasi saa oikean vastauksen.

Standard-paketti (alkaen 9,90 €/kuukausi) sisältää jo ensisijaisen nopeuden ja tietojen säilyttämättömyyden, mutta ei ranskalaista palvelinsijaintia. Prospektitietokannalle Pro on valittava paketti. Erittely löytyy pakettimme ja hinnastomme sivulta.

Myynnin sanasto tunnistettu ensimmäisestä sanelusta

Sanelu joka sekoittaa asiakastilinimesi antaa takaisin ajan jonka sen piti säästää. Myyntikieli pyörii lyhenteillä: MRR, ARR, ACV, MQL, SQL, BANT, MEDDIC, ICP, POC, churn, upsell, sekä tapaamiesi ihmisten titteleillä ja yritysnimillä joita sanot viisikymmentä kertaa päivässä.

Fast Dictate tunnistaa tämän sanaston jo ensimmäisestä sanelusta, ilman äänen koulutusta. Voit mennä pidemmälle mukautetulla sanastolla: lisää asiakastilinimesi, tuotelinjasi ja sisäiset lyhenteesi kerran, ja ne litteroidaan oikein jokaisessa sovelluksessa. Muotoilusäännöt standardoivat toistuvan sanamuotosi, ja tekstipikavalinnat antavat sinun laukaista useimmin toistuvat lohkosi äänellä, seurantakaavan tai vakioehtojen muistutuksen.

Konkreettisia käyttötapoja myyntisyklin aikana

Tarkistuslista ennen sanelun käyttöönottoa tiimille

Ennen kuin avaat puhesanelutyökalun myyjille jotka käsittelevät prospektitietokantaa, pyydä toimittajalta nämä vahvistetuksi kirjallisesti:

• Käsittelypaikka: käsitelläänkö ääntä EU:ssa? Käsittely Yhdysvalloissa altistaa sinut CLOUD Actille ja tarkoittaa siirron dokumentointia.
• Säilytys: poistetaanko ääni ja litterointi välittömästi? Fast Dictaten kanssa näin tehdään.
• Uudelleenkäyttö: sitoutuuko toimittaja sopimuksella olemaan kouluttamatta malliaan sanelullasi?
• Alihankintaketju: onko polulla EU:n ulkopuolisia alihankkijoita? Pyydä lista.
• DPA saatavilla: voiko toimittaja toimittaa artiklan 28 mukaisen käsittelysopimuksen liitettäväksi selosteisiisi?
• Mobiilikäyttö katettu: sanooko hyväksyttävän käytön käytäntösi mitään sanelusta henkilökohtaisilla puhelimilla? Nyt on aika kirjoittaa se ylös.

Puhesanelutyökalujen vertailu myyntitiimille

Miten tärkeimmät tekoälypohjaiset puhesanelu-työkalut vertautuvat eurooppalaiselle myyntitiimille, jossa prospektitietojen sijainti merkitsee yhtä paljon kuin nopeus?

Yksityiskohtaista erittelyä varten jokaisesta työkalusta, katso arvostelumme: Wispr Flow -vaihtoehto, SuperWhisper-vaihtoehto ja Dragon-vaihtoehto.

Käyttöönotto myyntitiimillesi 5 minuutissa

Tämä on kohta joka yleensä ratkaisee käyttöönoton: puhesanelu ei yhdisty mihinkään. Se ei ole CRM-integraatio, se kirjoittaa tekstiä sinne mihin klikkasit. Ei siis konnektoria hyväksyttäväksi, ei API-tokenia luotavaksi, ei tikettiä avattavaksi IT:lle.

1. Testaa se itse ennen kuin avaat sen tiimille. Luo ilmainen tili osoitteessa fastdictate.com, korttia ei tarvita. Ilmainen paketti sisältää 2000 sanaa viikossa, riittävästi sanella todellinen viikko puheluraportteja ja arvioida näytön perusteella.
2. Asenna sovellus Macille tai Windowsille, ja puhelimeesi sanelua varten kokousten välissä. Näin se toimii -sivumme käy läpi perusteet, ja iPhone- ja Android-oppaamme käsittelevät mobiilipuolen.
3. Lataa tiimin sanasto. Avainasiakastilinimet, tuotelinjat, sisäiset lyhenteet: viisitoista minuuttia kerran, ja litteroinnit lakkaavat sekoittamasta erisnimiä.
4. Siirry Pro-pakettiin ennen sen avaamista jokaiselle myyjälle. Se on se mikä tuo ranskalaisen isännöinnin, DPA:n ja ensisijaisen tuen, kolme asiaa joita tietosuojavastaavasi tulee kysymään.

Yksi tapa merkitsee enemmän kuin mikään asetus: tee säännöksi että puheluraportti sanellaan ennen parkkipaikalta poistumista. Arvo ei ole säästetyssä kirjoitusnopeudessa, se on siinä että muistiinpano ylipäätään olemassa, ja että sillä on sisältöä.

Milloin toinen työkalu sopii sinulle paremmin

Yksikään työkalu ei sovi jokaiselle tiimille. Jos rajoitteesi on täysin offline-toiminta Windows-koneilla ilman yhteyttä, Dragon (Nuance) pysyy vankkana vertailukohtana: puhe käsitellään laitteella, ääntä ei poistu koneelta. Kompromissit ovat tunnettuja: rajoittuminen Windowsiin, ei mobiiliversiota sanelemiseen asiakaskohteissa, ja lisenssi joka maksaa useita satoja dollareita per käyttäjä, mikä kertyy nopeasti viidentoista myyjän tiimissä.

Jos tiimisi työskentelee puhtaasti julkisen tiedon parissa eikä tietojen sijainti ole sinulle huolenaihe, yhdysvaltalaiset kuluttajatyökalut hoitavat homman ja maksavat hieman vähemmän. Fast Dictate ottaa eri kannan: pilvipalvelu jonka käsittelyketju pysyy Ranskassa, tekoälypohjainen tekstin siistiminen, ja sama toimintatapa Windowsilla, macOS:llä, iOS:llä ja Androidilla. Oikea valinta riippuu siitä mitä suojelet.

Usein kysytyt kysymykset