Dictado por voz para notarios: RGPD y confidencialidad

Una notaría produce material escrito todo el día: borradores de escrituras, cartas a las partes, notas de reunión, memorandos de expediente, correspondencia con los registros públicos. Un buen software de dictado por voz basado en IA ahorra una gran cantidad de tiempo en esa carga de trabajo. Pero el notario es un fedatario público, sujeto a una obligación de confidencialidad más estricta que la que se aplica a la mayoría de las profesiones. Elegir una herramienta no es, por tanto, una simple cuestión de productividad.

Esta guía trata sobre el notario de tipo latino tal como existe la profesión en la Europa continental: el notaire, Notar, notaio o notario que confiere autenticidad a las escrituras. Los notarios en este sentido son fedatarios públicos en los 22 Estados miembros de la UE cuyos sistemas jurídicos se basan en el derecho civil latino, y están representados en Bruselas por el Consejo de los Notariados de la Unión Europea (CNUE). Si eres un «notary public» de un sistema de common law, tu función y tus obligaciones de confidencialidad son sustancialmente distintas, y los apartados de conformidad de más abajo no se corresponderán con tu práctica.

El dictado, una larga tradición en la notaría

Los notarios siempre han dictado. Durante décadas el notario dictaba a un oficial o una secretaria, más tarde a un dictáfono, y la transcripción volvía horas después para su revisión y corrección. El proceso era fiable pero lento, costoso en tiempo administrativo, y multiplicaba los intercambios en cada documento.

Las herramientas modernas de dictado por voz eliminan por completo ese intermediario. El notario habla y el texto aparece directamente en el software de redacción o en el procesador de texto, limpio y puntuado, en cuestión de segundos. El tiempo ahorrado es real. Pero desplaza la pregunta: ¿adónde viajan los datos de voz durante esos segundos? ¿Quién puede acceder a ellos? ¿Se utilizan para entrenar un modelo de IA? Nuestra guía sobre dictado por voz y RGPD sigue ese recorrido paso a paso.

El secreto notarial es más estricto de lo que se podría pensar

En los sistemas de notariado latino, la confidencialidad notarial se plantea como una obligación de la propia función pública y no como una promesa contractual a un cliente, y su incumplimiento conlleva consecuencias penales además de disciplinarias.

• En España, el deber de secreto del notario está recogido en el artículo 32 de la Ley del Notariado (1862, en vigor), bajo la tutela del Consejo General del Notariado. La doctrina notarial española sitúa el secreto ante todo en el protocolo y en el asesoramiento previo a la autorización de la escritura: una vez autorizada, la escritura adquiere eficacia frente a terceros y quienes acreditan un interés legítimo pueden obtener copia, por lo que el secreto opera de forma distinta al del abogado.
• En Francia, el notario ejerce una función pública en virtud de la ordenanza del 2 de noviembre de 1945 y está sujeto al secreto profesional que sanciona el artículo 226-13 del Código Penal, castigado con un año de prisión y una multa de 15 000 euros. El artículo 3.4 del reglamento nacional de la profesión describe ese secreto como general y absoluto: cubre todo lo que se confía al notario en el ejercicio de su función, incluso cuando el cliente nunca pidió confidencialidad, y se aplica incluso entre notarios.
• En Alemania, el § 18 de la BNotO impone confidencialidad sobre todo lo que el notario conoce en el ejercicio de su función, respaldado por el § 203 del Código Penal. El derecho alemán va más lejos que la mayoría: el § 26a de la BNotO regula directamente el uso de proveedores externos, algo que tratamos en la edición alemana de esta guía.

En una práctica digital, esta obligación se extiende mecánicamente a las herramientas utilizadas para tratar la información. Dictar un borrador de escritura, una donación o una carta a un vendedor en una herramienta que envía el audio a servidores de terceros que no controlas saca material protegido fuera de la notaría.

Lo que la propia profesión decidió sobre la IA

Los notariados europeos no han esperado para posicionarse, y su posición es clara.

El 12 de diciembre de 2025, el instituto de estudios jurídicos del Conseil supérieur du notariat francés publicó una guía jurídica sobre inteligencia artificial que establece tres principios para cualquier uso de la IA en la práctica notarial: respeto absoluto del secreto profesional, control sobre el tratamiento de los datos personales, y responsabilidad plena e indivisible del notario sobre la escritura.

En julio de 2026, el mismo organismo fue más allá al elegir a Mistral AI y Scaleway para una colaboración de 18 meses que permite a los notarios experimentar con la IA. Elegir un modelo francés sobre infraestructura francesa fue una señal deliberada: el objetivo declarado era seguir siendo una profesión innovadora sin hacer ninguna concesión sobre la seguridad de los datos de los clientes.

La lección práctica se generaliza mucho más allá de Francia. Cuando un notariado nacional elige infraestructura soberana para sus propias herramientas de IA, resulta difícil justificar un estándar más laxo para las herramientas cotidianas que se usan en cada notaría, incluido el dictado.

Cuatro garantías que exigir a un proveedor

Antes de utilizar una herramienta de IA con información cubierta por el secreto notarial, es prudente exigir lo siguiente. Corresponden directamente a las obligaciones del Reglamento General de Protección de Datos de la UE (RGPD):

Las autoridades europeas de protección de datos han publicado orientaciones sobre la IA en el marco del derecho de protección de datos. En España, la AEPD ha publicado una guía de adecuación al RGPD de los tratamientos que incorporan inteligencia artificial que constituye una referencia útil a la hora de evaluar cualquier herramienta de dictado.

El riesgo de las herramientas basadas en servidores estadounidenses

Muchas herramientas de dictado conocidas por el gran público dependen de proveedores como OpenAI o Anthropic, con datos alojados en infraestructura situada en Estados Unidos. Para una notaría europea, esto plantea tres problemas distintos:

• Los datos alojados en Estados Unidos pueden, en determinadas condiciones, quedar al alcance de las autoridades estadounidenses. La CLOUD Act estadounidense permite a las autoridades obligar a un proveedor establecido en Estados Unidos a comunicar datos, incluso cuando se almacenan en el extranjero. Explicamos este mecanismo en nuestro artículo sobre la Cloud Act y el alojamiento en Europa.
• Algunos servicios utilizan por defecto el contenido enviado para mejorar sus modelos, algo difícil de conciliar con una obligación de secreto descrita como absoluta.
• Las condiciones de uso, a menudo disponibles solo en inglés y modificables unilateralmente, no son los compromisos contractuales que el RGPD espera de un encargado del tratamiento.

Fast Dictate Pro: una cadena de tratamiento francesa

Fast Dictate se ha creado para profesionales sujetos a obligaciones de confidencialidad. El Plan Pro (desde 19,90 €/mes facturado anualmente) ofrece las garantías que importan al tratar información protegida:

• Servidores ubicados en Francia, certificados según ISO/IEC 27001, con cero conservación de datos.
• Sin reentrenamiento de modelos con tus datos de voz. Tus dictados no se utilizan para mejorar un modelo compartido.
• Conformidad RGPD documentada, incluido un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) conforme al artículo 28 del RGPD que detalla los plazos de conservación y la cadena de subencargados.
• Soporte con capacidad de respuesta en inglés y francés, para poder plantear directamente al equipo cualquier cuestión de conformidad.

Conviene decir una cosa con claridad: Fast Dictate es una herramienta de captura. Transcribe y da formato a lo que dictas. No redacta contenido jurídico ni sugiere cláusulas. Redactar la escritura, revisarla y asumir la responsabilidad sobre ella siguen siendo enteramente cosa tuya, tal como exigen las orientaciones notariales nacionales. La herramienta respalda tu obligación de confidencialidad; no sustituye tu propio criterio sobre qué es apropiado dictar.

Casos de uso prácticos en una notaría

Checklist RGPD: verifica tu herramienta de dictado

Antes de adoptar cualquier software de dictado por voz en tu notaría, valida estos puntos con el proveedor:

• Ubicación del tratamiento: ¿se tratan los datos de voz en la UE? Pide una respuesta por escrito. El alojamiento en Estados Unidos expone tus datos a la CLOUD Act.
• Reentrenamiento de modelos: ¿utiliza el proveedor tus dictados para mejorar su IA? Exige un compromiso contractual de no reutilización.
• Conservación: ¿cuánto tiempo se conserva el audio tras la transcripción? Con Fast Dictate se elimina de inmediato.
• Cadena de subencargados: ¿recurre el proveedor a subencargados fuera de la UE? Es el punto que más a menudo se pasa por alto, y el que rompe la confidencialidad de forma más silenciosa. Verifica toda la cadena, no solo el primer eslabón.
• Derecho al olvido: ¿puedes solicitar la eliminación de todos tus datos en cualquier momento?
• Documentación RGPD: tú actúas como responsable del tratamiento y el proveedor como encargado. ¿Puede facilitar un DPA conforme al artículo 28 del RGPD?

Si tu herramienta actual no cumple todos estos puntos, supone un riesgo para la notaría. El plan Fast Dictate Pro se ha diseñado para responder a cada uno de estos criterios.

Comparativa de software de dictado para notarios

¿Cómo se posicionan las principales herramientas de dictado por voz frente a las exigencias de una notaría europea?

El alojamiento de los datos en Francia y la certificación ISO/IEC 27001 son características del plan Pro. El plan Standard, más económico, no incluye el alojamiento en servidores franceses, así que una notaría que trate información cubierta por el secreto profesional debe elegir el plan Pro. Todos los detalles están en nuestra página de planes y precios.

Implantarlo en tu notaría en 5 minutos

La adopción no requiere infraestructura técnica y no afecta a tu sistema de información actual:

1. Crea una cuenta gratuita en fastdictate.com. No se requiere tarjeta de crédito. El plan gratuito incluye 2000 palabras por semana, suficiente para probarla con documentos reales.
2. Descarga la aplicación de escritorio en Mac o Windows. La instalación lleva menos de un minuto, sin controladores que instalar ni calibración de micrófono.
3. Pruébala en tus herramientas habituales: abre Word, Outlook o tu software de redacción. Pulsa el atajo de dictado y habla con normalidad. El texto aparece donde está tu cursor.
4. Pasa al Plan Pro antes de dictar información protegida: el tratamiento se ejecutará entonces en servidores certificados ISO 27001 en Francia, con el compromiso contractual de no reutilización.

Para una notaría con varios notarios y empleados, cada persona crea su propia cuenta e instala la aplicación en su puesto. No hay ningún servidor que configurar, ningún administrador de red al que recurrir, y las cuentas permanecen independientes entre sí.

El paso desde un dictáfono o desde Dragon es inmediato: sin entrenamiento de voz ni periodo de adaptación. La IA reconoce tu voz desde el primer dictado y maneja el vocabulario notarial habitual, desde la terminología sucesoria y de régimen matrimonial hasta las referencias del registro de la propiedad.

Cuándo otra herramienta puede encajar mejor

Ninguna herramienta es adecuada para todas las notarías. Si tu prioridad absoluta es un funcionamiento completamente sin conexión en Windows, sin que ningún audio salga jamás del puesto de trabajo, Dragon Legal (Nuance) sigue siendo una referencia bien establecida. Es un producto con licencia perpetua y un vocabulario calibrado para la terminología jurídica. Sus contrapartidas son una implantación limitada a Windows (sin versión para Mac desde 2018), un coste de licencia de varios cientos de dólares por puesto y un formato menos pulido que el que producen las herramientas de IA recientes.

Fast Dictate adopta un enfoque diferente: un servicio en la nube que trata los datos en Francia bajo el RGPD, limpieza y reformateo por IA, y el mismo flujo de trabajo en Windows, macOS, iOS y Android. La mejor opción depende de si valoras más el funcionamiento sin conexión o un alojamiento soberano con coherencia multiplataforma.

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