Dictée vocale par IA pour les cabinets d'avocats

1. Le contexte : dicter dans un environnement soumis à confidentialité

Pour un avocat, la dictée vocale est un gain de temps considérable : conclusions, écritures procédurales, notes d'entretien client, courriers de mise en demeure, recherches juridiques. Le contenu dicté entre cependant dans le périmètre du secret professionnel et de la confidentialité des correspondances entre l'avocat et son client, autant d'éléments qui doivent être pris en compte dans le choix d'un outil technique.

Une part importante des outils de dictée par IA disponibles aujourd'hui s'appuie sur des interfaces de programmation publiques opérées par des éditeurs d'outre-Atlantique (OpenAI, Anthropic, AssemblyAI, Deepgram, AWS, Azure). Le flux audio et le texte transcrit transitent alors par des infrastructures situées hors de l'Union européenne. Selon les cabinets, cette caractéristique peut soulever des questions au regard des obligations déontologiques applicables ; il appartient à chaque avocat ou à son bâtonnier d'en apprécier la portée.

Fast Dictate Pro propose une approche alternative : une architecture entièrement opérée en France pour le contenu professionnel dicté, avec des modèles d'IA auto-hébergés et l'absence d'appel à une API d'IA tierce. La présente page documente cette architecture afin que chaque cabinet puisse l'évaluer au regard de ses propres exigences.

2. Cadre légal applicable aux avocats, pour mémoire

Les références ci-dessous sont rappelées à titre informatif. Les avocats les connaissent mieux que nous ; nous les citons uniquement pour situer les caractéristiques techniques de Fast Dictate dans leur cadre d'évaluation habituel. Le texte officiel et complet de ces dispositions est disponible sur Légifrance.

2.1 Article 226-13 du Code pénal

Cet article sanctionne la révélation d'une information à caractère secret par une personne qui en est dépositaire par état, par profession, en raison d'une fonction ou d'une mission temporaire. La rédaction complète, les peines applicables et les exceptions (notamment celles prévues à l'article 226-14 du même code) figurent sur Légifrance. L'article s'applique aux avocats dans les conditions précisées par la jurisprudence et la doctrine.

2.2 Article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971

Cet article couvre, dans des conditions précisées par le texte officiel, les consultations adressées par l'avocat à son client, les correspondances échangées entre le client et l'avocat, les correspondances entre avocats (sous réserve des correspondances officielles), les notes d'entretien et les pièces du dossier. Les éléments susceptibles d'être dictés à un outil professionnel entrent fréquemment dans ce périmètre.

2.3 Règlement Intérieur National (RIN) de la profession d'avocat

Le RIN, élaboré par le Conseil National des Barreaux, rappelle le caractère général, absolu et illimité dans le temps du secret professionnel de l'avocat. Le RIN n'interdit pas, en lui-même, le recours à des outils techniques d'aide à la rédaction ; il impose à l'avocat la vigilance habituelle quant à la confidentialité de la chaîne de traitement qu'il utilise. L'appréciation au cas par cas relève du bâtonnier compétent.

3. Questions techniques posées par les outils appuyés sur des APIs d'IA tierces

Lorsqu'un cabinet ou son DPO évalue un outil de dictée vocale par IA, certaines questions techniques reviennent fréquemment. Ces questions ne préjugent pas de la conformité de tel ou tel outil, elles correspondent aux points habituellement examinés.

• Appel à des APIs d'IA tierces hébergées hors UE, la transcription et le post-traitement peuvent être délégués à des services comme OpenAI Whisper API, AssemblyAI, Deepgram, ou aux modèles propriétaires d'OpenAI, Anthropic, Google et AWS. Dans cette hypothèse, le flux audio et le texte transitent par des serveurs situés aux États-Unis.
• Périmètre du CLOUD Act américain, toute société américaine, y compris pour ses serveurs situés dans l'Union européenne, peut, en principe et selon des modalités encadrées, être destinataire d'une demande des autorités américaines portant sur les données qu'elle détient.
• Clauses de réutilisation des entrées, selon les éditeurs et les types de comptes, les conditions générales peuvent prévoir une réutilisation des entrées des utilisateurs aux fins d'amélioration des modèles. Cette possibilité est généralement levée par les comptes « entreprise » ou « API » spécifiques, sous réserve du paramétrage effectif.
• Conservation des enregistrements, la rétention des fichiers audio et des transcriptions varie selon les fournisseurs, de quelques heures à plusieurs dizaines de jours par défaut. Cette caractéristique mérite d'être vérifiée dans le DPA de chaque fournisseur.
• Disponibilité et opposabilité d'un DPA, la possibilité de signer un Data Processing Agreement spécifique, conforme à l'article 28 du RGPD et adapté aux exigences du cabinet, varie sensiblement d'un fournisseur à l'autre.

Les cabinets utilisateurs de tels outils peuvent souhaiter consulter leur bâtonnier ou leur DPO afin d'apprécier si la chaîne de traitement est compatible avec leurs obligations déontologiques propres. La présente page ne formule aucune appréciation de cette nature à l'égard de produits tiers.

4. Les cinq caractéristiques techniques de Fast Dictate Pro

L'architecture du plan Pro de Fast Dictate a été conçue pour répondre aux exigences habituelles des professions soumises à un devoir de confidentialité. Les cinq caractéristiques ci-dessous sont vérifiables et figurent dans le Data Processing Agreement disponible sur demande.

À ces cinq caractéristiques techniques s'ajoute un sixième élément contractuel : la signature d'un Data Processing Agreement (DPA) rédigé pour répondre aux exigences de l'article 28 du RGPD, qui formalise l'ensemble des engagements ci-dessus (voir section 6).

5. Cas d'usage en cabinet

Fast Dictate fonctionne au niveau du système d'exploitation : le texte transcrit est inséré directement dans n'importe quel champ texte actif du poste, par injection clavier. Aucune intégration applicative spécifique n'est requise,l'outil ne nécessite ni partenariat ni connecteur dédié.

Dans la pratique, cela couvre l'ensemble des environnements utilisés en cabinet : Microsoft Word, Outlook, le navigateur web (y compris l'interface du RPVA, Réseau Privé Virtuel des Avocats), les progiciels métier de gestion de cabinet, les éditeurs de texte standard, et toute application acceptant la saisie clavier.

6. Engagement contractuel : le DPA Pro

Le Data Processing Agreement (DPA) proposé à chaque client du plan Pro a été rédigé pour répondre aux exigences de l'article 28 du RGPD. Il précise notamment :

• L'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement ;
• Les catégories de données traitées et leur durée de conservation (0 jour pour les audios, durée de l'abonnement pour les données de compte) ;
• L'identité et la localisation des sous-processeurs ;
• L'engagement contractuel d'absence d'utilisation des données pour l'entraînement d'IA ;
• Les délais d'assistance aux demandes d'exercice des droits (5 jours ouvrés) et de suppression des données (48 heures) ;
• Le délai de notification en cas de violation de données (24 heures) ;
• Le droit d'audit annuel du client, ses modalités et ses limites ;
• Le sort des données à l'issue du contrat : suppression sous 30 jours par défaut, ou restitution structurée sous 14 jours sur demande écrite.

Le DPA est disponible sur simple demande adressée à contact@fastdictate.com. Sa relecture par le DPO ou le conseil du cabinet est encouragée. Une fois l'abonnement Pro souscrit, sa signature électronique est tracée dans l'espace client.

7. Au-delà du barreau : juristes, huissiers, professions médicales

Si cette page traite spécifiquement du contexte des avocats, les caractéristiques techniques et contractuelles du plan Pro peuvent intéresser d'autres professions soumises à un devoir de confidentialité :

• Huissiers de justice et commissaires de justice, soumis à un devoir de confidentialité dans le cadre des actes et constats qu'ils dressent. L'appréciation de l'adéquation de l'outil à cet usage relève de leur ordre professionnel et de chaque officier ministériel.
• Juristes d'entreprise et juristes indépendants, tenus à des obligations de confidentialité contractuelle vis-à-vis des affaires dont ils ont connaissance. Il est utile de noter que le droit français ne reconnaît pas, à ce jour, de secret professionnel au profit du juriste d'entreprise comparable à celui dont bénéficie l'avocat ; cet état du droit est régulièrement discuté.
• Professions médicales (médecins, infirmiers, kinésithérapeutes, chirurgiens-dentistes),l'infrastructure utilisée par Fast Dictate (Scaleway, Clever Cloud) est certifiée HDS (Hébergeur de Données de Santé). En revanche, Fast Dictate, en qualité d'éditeur, n'est pas lui-même hébergeur HDS au sens du référentiel applicable. Il appartient à chaque professionnel de santé d'évaluer, avec son conseil ou son DPO, si son usage spécifique nécessite que l'éditeur soit lui-même titulaire d'une certification HDS.

Pour les besoins spécifiques d'une étude, d'un cabinet médical ou d'un service juridique d'entreprise, nous pouvons préciser la couverture des caractéristiques applicables et les modalités de signature du DPA.

8. Questions fréquentes