Dettatura vocale IA per studi legali

1. Il contesto: dettare in un ambiente soggetto a riservatezza

Per un avvocato la dettatura vocale è un notevole risparmio di tempo: comparse, atti processuali, note di colloquio con il cliente, lettere di diffida, ricerche giuridiche. Tuttavia, il contenuto dettato rientra nel perimetro del segreto professionale e della riservatezza delle corrispondenze tra l'avvocato e il proprio cliente, elementi tutti che devono essere presi in considerazione nella scelta di uno strumento tecnico.

Una parte importante degli strumenti di dettatura IA disponibili oggi si basa su interfacce di programmazione pubbliche gestite da editori d'oltre Atlantico (OpenAI, Anthropic, AssemblyAI, Deepgram, AWS, Azure). Il flusso audio e il testo trascritto transitano allora attraverso infrastrutture situate al di fuori dell'Unione Europea. A seconda degli studi, questa caratteristica può sollevare interrogativi rispetto agli obblighi deontologici applicabili; spetta a ogni avvocato o al proprio bâtonnier (presidente del consiglio dell'ordine degli avvocati francese) valutarne la portata.

Fast Dictate Pro propone un approccio alternativo: un'architettura interamente gestita in Francia per i contenuti professionali dettati, con modelli IA self-hosted e assenza di chiamate a un'API IA di terze parti. Questa pagina documenta tale architettura affinché ogni studio possa valutarla rispetto alle proprie esigenze.

2. Quadro legale applicabile agli avvocati francesi, per memoria

I riferimenti che seguono sono richiamati a titolo informativo. Gli avvocati francesi li conoscono meglio di noi; li citiamo unicamente per inquadrare le caratteristiche tecniche di Fast Dictate nel loro abituale schema di valutazione. Il testo ufficiale e completo di tali disposizioni è disponibile su Légifrance, il portale ufficiale francese del diritto.

2.1 Articolo 226-13 del Codice penale francese

Questo articolo sanziona la rivelazione di un'informazione di carattere segreto da parte di una persona che ne sia depositaria per stato, per professione, in ragione di una funzione o di una missione temporanea. Il testo completo, le pene applicabili e le eccezioni (in particolare quelle previste all'articolo 226-14 dello stesso codice) figurano su Légifrance. L'articolo si applica agli avvocati alle condizioni precisate dalla giurisprudenza e dalla dottrina.

2.2 Articolo 66-5 della legge francese del 31 dicembre 1971

Questo articolo copre, alle condizioni precisate dal testo ufficiale, le consultazioni inviate dall'avvocato al proprio cliente, le corrispondenze scambiate tra cliente e avvocato, le corrispondenze tra avvocati (salve le corrispondenze ufficiali), le note di colloquio e i documenti del fascicolo. Gli elementi suscettibili di essere dettati a uno strumento professionale rientrano frequentemente in questo perimetro.

2.3 Règlement Intérieur National (RIN) dell'avvocatura francese

Il RIN, regolamento interno nazionale elaborato dal Conseil National des Barreaux (Consiglio Nazionale degli Ordini degli Avvocati francesi), ribadisce il carattere generale, assoluto e illimitato nel tempo del segreto professionale dell'avvocato. Il RIN non vieta, in sé, il ricorso a strumenti tecnici di ausilio alla redazione; impone all'avvocato la consueta vigilanza riguardo alla riservatezza della catena di trattamento utilizzata. La valutazione caso per caso spetta al bâtonnier competente.

3. Questioni tecniche poste dagli strumenti basati su API IA di terze parti

Quando uno studio o il suo DPO valuta uno strumento di dettatura vocale IA, alcune questioni tecniche ricorrono di frequente. Tali questioni non pregiudicano la conformità di alcuno strumento, corrispondono ai punti abitualmente esaminati.

• Chiamate ad API IA di terze parti ospitate fuori dall'UE, la trascrizione e la post-elaborazione possono essere delegate a servizi come OpenAI Whisper API, AssemblyAI, Deepgram, o ai modelli proprietari di OpenAI, Anthropic, Google e AWS. In tale ipotesi, il flusso audio e il testo transitano per server situati negli Stati Uniti.
• Perimetro del CLOUD Act statunitense, qualsiasi società statunitense, anche per i suoi server situati nell'Unione Europea, può, in linea di principio e secondo modalità regolamentate, essere destinataria di una richiesta delle autorità statunitensi riguardante i dati che detiene.
• Clausole di riutilizzo degli input,a seconda degli editori e dei tipi di account, le condizioni generali possono prevedere un riutilizzo degli input degli utenti ai fini del miglioramento dei modelli. Tale possibilità è generalmente esclusa dagli account «enterprise» o dagli account «API» specifici, salva la configurazione effettiva.
• Conservazione delle registrazioni, la conservazione dei file audio e delle trascrizioni varia a seconda dei fornitori, da poche ore a diverse decine di giorni per impostazione predefinita. Tale caratteristica merita di essere verificata nel DPA di ciascun fornitore.
• Disponibilità e opponibilità di un DPA, la possibilità di firmare un Data Processing Agreement specifico, conforme all'articolo 28 del GDPR e adattato alle esigenze dello studio, varia sensibilmente da un fornitore all'altro.

Gli studi che utilizzano tali strumenti possono ritenere opportuno consultare il proprio bâtonnier o il proprio DPO per valutare se la catena di trattamento sia compatibile con i propri obblighi deontologici. Questa pagina non formula alcuna valutazione di questo tipo nei confronti di prodotti di terze parti.

4. Le cinque caratteristiche tecniche di Fast Dictate Pro

L'architettura del piano Pro di Fast Dictate è stata progettata per rispondere alle abituali esigenze delle professioni soggette a un dovere di riservatezza. Le cinque caratteristiche seguenti sono verificabili e figurano nel Data Processing Agreement disponibile su richiesta.

A queste cinque caratteristiche tecniche si aggiunge un sesto elemento contrattuale: la sottoscrizione di un Data Processing Agreement (DPA) redatto per rispondere ai requisiti dell'articolo 28 del GDPR, che formalizza l'insieme degli impegni di cui sopra (vedi sezione 6).

5. Casi d'uso nello studio

Fast Dictate opera a livello del sistema operativo: il testo trascritto viene inserito direttamente in qualsiasi campo di testo attivo della postazione, mediante iniezione da tastiera. Non è richiesta alcuna integrazione applicativa specifica, lo strumento non necessita di partnership né di connettore dedicato.

In pratica, ciò copre l'insieme degli ambienti utilizzati in studio: Microsoft Word, Outlook, il browser web (compresa l'interfaccia del RPVA,Réseau Privé Virtuel des Avocats, la rete privata virtuale degli avvocati francesi), i gestionali di studio, gli editor di testo standard e qualsiasi applicazione che accetti l'input da tastiera.

6. Impegno contrattuale: il DPA Pro

Il Data Processing Agreement (DPA) proposto a ogni cliente del piano Pro è stato redatto per rispondere ai requisiti dell'articolo 28 del GDPR. Precisa in particolare:

• L'oggetto, la durata, la natura e la finalità del trattamento;
• Le categorie di dati trattati e il loro periodo di conservazione (0 giorni per gli audio, durata dell'abbonamento per i dati dell'account);
• L'identità e la localizzazione dei sub-responsabili;
• L'impegno contrattuale a non utilizzare i dati per l'addestramento dell'IA;
• I termini di assistenza per le richieste di esercizio dei diritti (5 giorni lavorativi) e per la cancellazione dei dati (48 ore);
• Il termine di notifica in caso di violazione dei dati (24 ore);
• Il diritto di audit annuale del cliente, le sue modalità e i suoi limiti;
• La sorte dei dati al termine del contratto: cancellazione entro 30 giorni per impostazione predefinita, o restituzione strutturata entro 14 giorni su richiesta scritta.

Il DPA è disponibile su semplice richiesta inviata a contact@fastdictate.com. Se ne raccomanda la revisione da parte del DPO o del consulente dello studio. Una volta sottoscritto l'abbonamento Pro, la sua firma elettronica viene tracciata nell'area cliente.

7. Oltre l'avvocatura: giuristi, ufficiali giudiziari, professioni sanitarie

Sebbene questa pagina tratti specificamente del contesto degli avvocati, le caratteristiche tecniche e contrattuali del piano Pro possono interessare altre professioni soggette a un dovere di riservatezza:

• Huissiers de justice e commissaires de justice (ufficiali giudiziari francesi), soggetti a un dovere di riservatezza nel quadro degli atti e dei verbali che redigono. La valutazione dell'adeguatezza dello strumento a tale uso spetta al loro ordine professionale e a ciascun pubblico ufficiale.
• Giuristi d'impresa e giuristi indipendenti, vincolati da obblighi contrattuali di riservatezza rispetto alle questioni di cui hanno conoscenza. È utile osservare che il diritto francese non riconosce, ad oggi, al giurista d'impresa un segreto professionale comparabile a quello dell'avvocato; tale stato del diritto è oggetto di dibattito ricorrente.
• Professioni sanitarie (medici, infermieri, fisioterapisti, dentisti),l'infrastruttura utilizzata da Fast Dictate (Scaleway, Clever Cloud) è certificata HDS (Hébergeur de Données de Santé, host francese di dati sanitari). Per contro, Fast Dictate, in qualità di editore, non è esso stesso host HDS ai sensi del riferimento applicabile. Spetta a ogni professionista sanitario valutare, insieme al proprio consulente o DPO, se il proprio uso specifico richieda che l'editore stesso sia titolare di una certificazione HDS.

Per le esigenze specifiche di uno studio notarile, di uno studio medico o di un ufficio legale aziendale, possiamo precisare la copertura delle caratteristiche applicabili e le modalità di firma del DPA.

8. Domande frequenti